[ad_1]
Phần mềm đặt hàng mua hàng là gì?
Đơn đặt hàng là tài liệu quan trọng đánh dấu sự bắt đầu quá trình mua hàng của doanh nghiệp để có được hàng hóa hoặc dịch vụ.
Để hoàn thành bất kỳ quy trình mua hàng cụ thể nào, đơn đặt hàng liên quan phải được xử lý và đóng lại.
Quá trình cần phải hoàn thành để hoàn tất giao dịch mua và đóng PO này rất phức tạp. Các doanh nghiệp thường gặp phải các vấn đề như –
- quy trình thủ công tốn kém và không hiệu quả
- gây ra sự chậm trễ
- lỗi
- khó mở rộng quy mô với các hoạt động kinh doanh
- khó khăn trong việc thực hiện kiểm soát chi tiêu
- vi phạm chính sách chi phí
- quá trình phê duyệt chậm
- duy trì khả năng hiển thị chi tiêu là khó khăn
- phân tích không tồn tại hoặc lỗi thời
- quản lý hiệu suất nhà cung cấp kém
- lập ngân sách không chính xác
Phần mềm đặt hàng (PO) được thiết kế để tự động hóa và hợp lý hóa việc tạo, theo dõi, xử lý và quản lý đơn đặt hàng.
Bằng cách số hóa toàn bộ quy trình mua hàng, doanh nghiệp có thể giải quyết đáng kể các vấn đề nêu trên.
Phần mềm đặt hàng hoạt động như thế nào
Hãy xem một ví dụ về cách giới thiệu phần mềm đặt hàng như Nanonets giúp hợp lý hóa quy trình làm việc như thế nào.
1. Yêu cầu mua hàng:
Một nhân viên sử dụng cổng Nanonets để gửi yêu cầu mua hàng điện tử.
2. Tạo đơn đặt hàng:
Nanonets tự động tạo PO dựa trên chi tiết yêu cầu.
3. Phê duyệt đơn đặt hàng:
PO được định tuyến thông qua quy trình phê duyệt tự động trong Nanonets.
Bạn có thể đặt các quy tắc được xác định trước và kiểm tra có điều kiện để duy trì tính nhất quán trong tất cả các hoạt động mua sắm, giảm thiểu sai sót và ngăn chặn chi tiêu trái phép.
Thông báo phê duyệt được gửi và có thể được xử lý dễ dàng trong các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack và Microsoft Groups.
Những phê duyệt này bao gồm Kêu gọi hành động (CTA) trực tiếp, đơn giản hóa quy trình và tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng.
4. Gửi đơn đặt hàng:
Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi PO đến nhà cung cấp qua e mail tích hợp hoặc cổng thông tin nhà cung cấp (ví dụ: SAP Ariba, Coupa).
.png)
5. Giao hàng hóa hoặc dịch vụ:
Nhà cung cấp xử lý đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái giao hàng trong cổng thông tin nhà cung cấp được đồng bộ hóa với Nanonets.
6. Thu thập và đối chiếu dữ liệu hóa đơn:
Nanonets tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, giảm thiểu lỗi và nhập thủ công.
Tính năng khớp ba chiều tự động đảm bảo độ chính xác bằng cách tự động khớp hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng trước khi xử lý thanh toán.
7. Xử lý thanh toán:
Nanonet tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán liền mạch, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán chậm.
8. Tích hợp với phần mềm ERP/Kế toán:
Nanonets tích hợp với nhiều hệ thống ERP và kế toán khác nhau để mang lại trải nghiệm quản lý dữ liệu tài chính và mua sắm thống nhất.
Bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng bằng phần mềm PO như Nanonets, doanh nghiệp có thể đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch trên nhiều ứng dụng khác nhau, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể.
Các doanh nghiệp nhỏ có cần Phần mềm đặt hàng mua hàng không?
Các công ty lớn hơn chắc chắn cần thiết lập phần mềm PO hoàn chỉnh để quản lý quá trình mua sắm. Nhiều thu mua các giao dịch liên quan đến số lượng lớn nhân viên đòi hỏi phải có sự giám sát và theo dõi đầy đủ toàn bộ quá trình.
Mặt khác, các doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động với nguồn lực hạn chế và có thể đặt câu hỏi về sự cần thiết của việc sử dụng phần mềm đặt hàng (PO). Tuy nhiên, có một số lý do thuyết phục tại sao ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi đáng kể từ hệ thống PO:
- Cải thiện kiểm soát tài chính: Hệ thống PO giúp các doanh nghiệp nhỏ theo dõi chi tiêu của họ, đảm bảo rằng họ nằm trong ngân sách. Bằng cách ghi lại mọi giao dịch mua hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi chi phí và xác định mọi khoản chi tiêu không cần thiết.
- Quy trình mua hàng hợp lý: Với hệ thống PO được áp dụng, quy trình mua hàng trở nên có cấu trúc và hiệu quả hơn. Nó giúp duy trì một hồ sơ rõ ràng về những gì đã được đặt hàng, khi nào và từ ai. Điều này làm giảm nguy cơ sai sót, chẳng hạn như đơn hàng trùng lặp hoặc số lượng không chính xác.
- Mối quan hệ nhà cung cấp nâng cao: Sử dụng hệ thống PO có thể cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách cung cấp tài liệu đơn đặt hàng chính thức, rõ ràng. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ các điều khoản và số lượng đã thỏa thuận, giảm nguy cơ tranh chấp.
- Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Hệ thống PO hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho đến, đảm bảo mức tồn kho được duy trì đầy đủ. Điều này ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng, điều này có thể đặc biệt gây bất lợi cho các doanh nghiệp nhỏ có dòng tiền eo hẹp.
- Đường mòn tuân thủ và kiểm toán: Các doanh nghiệp nhỏ thường phải chịu các yêu cầu kiểm toán và quản lý. Hệ thống PO cung cấp một đường dẫn tài liệu kỹ lưỡng, giúp việc tuân thủ các quy định pháp lý và tài chính trở nên dễ dàng hơn. Sự minh bạch này có thể rất quan trọng trong quá trình kiểm toán, cung cấp bằng chứng rõ ràng về các giao dịch tài chính.
- Tiết kiệm chi phí: Mặc dù phải đầu tư ban đầu vào việc thiết lập hệ thống PO nhưng khoản tiết kiệm được về lâu dài có thể rất đáng kể. Bằng cách tránh đặt hàng quá mức, đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp và giảm chi phí hành chính, các doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được hiệu quả chi phí đáng kể.
- Khả năng mở rộng và tăng trưởng: Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, nhu cầu mua hàng của nó trở nên phức tạp hơn. Hệ thống PO có thể mở rộng quy mô kinh doanh, cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết để xử lý khối lượng đặt hàng ngày càng tăng và chuỗi cung ứng phức tạp hơn.
Nhiều phần mềm PO như Nanonet hiện được cung cấp dưới dạng Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS) với mức giá dựa trên đăng ký. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp nhỏ có thể truy cập phần mềm phức tạp mà không cần đầu tư ban đầu lớn. Gói giá linh hoạt cho phép doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những tính năng họ cần.
Tóm lại, mặc dù nỗ lực ban đầu trong việc triển khai hệ thống PO có vẻ khó khăn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng những lợi ích mà nó mang lại về mặt kiểm soát tài chính, hiệu quả và khả năng mở rộng khiến nó trở thành một khoản đầu tư có giá trị.
Sử dụng phần mềm PO có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ hợp lý hóa hoạt động, giảm chi phí và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
6 Phần Mềm Đặt Hàng Tốt Nhất Năm 2024
Dưới đây là sáu giải pháp phần mềm đặt hàng tốt nhất cho năm 2024, cùng với những ưu và nhược điểm của chúng dựa trên nghiên cứu của chúng tôi.
1. Nanonet
Nanonets là phần mềm tự động hóa mua sắm để trả tiền (P2P) hàng đầu, nổi bật nhờ các tính năng nâng cao, giao diện thân thiện với người dùng và hiệu quả về chi phí.
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng: Giao diện dễ điều hướng, giảm thời gian học tập cho người dùng mới.
- Thu thập dữ liệu chính xác: Nó vượt trội trong việc thu thập dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng với độ chính xác cao.
- Phê duyệt có thể thực hiện được: Việc phê duyệt có thể được thực hiện trực tiếp trong các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack, Groups và e mail, giúp chúng dễ dàng thực hiện bằng CTA trực tiếp (Kêu gọi hành động).
- Tích hợp ERP: Nó tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP, đảm bảo quy trình thanh toán tài khoản hoàn toàn tự động.
- Hiệu quả về chi phí: Nó có giá cả phải chăng hơn đáng kể đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ so với các đối thủ cạnh tranh.
- Quy tắc xác thực và phê duyệt: Nó thực thi các quy tắc xác thực được đặt trước và định tuyến phê duyệt để duy trì sự tuân thủ và hiệu quả.
Nhược điểm:
- Không hỗ trợ các quy trình kiểm soát hàng tồn kho, RFP và giá thầu.
- Các tính năng nâng cao có thể yêu cầu đào tạo chuyên sâu để sử dụng hiệu quả.
2. Mua sắm Coupa
Coupa Procurement được đánh giá cao nhờ khả năng quản lý mua sắm mạnh mẽ, lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm hiệu suất nâng cao và khả năng kiểm soát đối với quy trình mua sắm của họ.
Ưu điểm:
Quản lý ngân sách theo thời gian thực: Nó cung cấp khả năng theo dõi ngân sách và chi tiêu theo thời gian thực.
Tích hợp AI và Machine Studying: Tăng cường phát hiện lỗi và gian lận.
Bộ toàn diện: Nó bao gồm các công cụ để quản lý hợp đồng và nhà cung cấp, kiểm soát hàng tồn kho và lập hóa đơn điện tử.
Nhược điểm:
Chi phí: Nó có thể tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn.
Độ phức tạp: Các tính năng nâng cao có thể cần được đào tạo chuyên sâu để sử dụng hiệu quả.
3. SAP Ariba
SAP Ariba là sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp lớn cần giải pháp quản lý chi tiêu và mua sắm toàn diện với khả năng tích hợp mạnh mẽ.
Ưu điểm:
Tích hợp với SAP S/4HANA: Nó tích hợp liền mạch với các mô-đun SAP khác để có trải nghiệm thống nhất.
Quản lý nhà cung cấp tự động: Nó tự động hóa việc giới thiệu nhà cung cấp và quản lý hiệu suất.
Đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực: Nó giữ cho danh mục và dữ liệu nhà cung cấp được cập nhật theo thời gian thực.
Nhược điểm:
Chi phí và thời gian thực hiện: Đòi hỏi sự đầu tư và thời gian đáng kể để thực hiện.
Độ phức tạp: Nó có thể quá phức tạp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4. Mua sắm
Procurify rất phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm giải pháp P2P dễ sử dụng và linh hoạt với các tính năng hạn chế.
Ưu điểm:
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
Tích hợp linh hoạt: Tích hợp với các hệ thống kế toán phổ biến như QuickBooks, Sage Intacct và Microsoft Dynamics 365.
Thông tin chi tiết theo thời gian thực: Cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về chi tiêu, tăng cường kiểm soát ngân sách.
Nhược điểm:
Khả năng mở rộng: Có thể không mở rộng được cho các doanh nghiệp rất lớn.
Các tính năng nâng cao bị hạn chế: Thiếu một số tính năng nâng cao được cung cấp bởi các hệ thống phức tạp hơn.
5. Rossum
Nền tảng dựa trên AI của Rossum được thiết kế để tự động hóa việc xử lý tài liệu giao dịch, khiến nó trở thành công cụ mạnh mẽ cho các tổ chức muốn hợp lý hóa quy trình P2P của họ.
Ưu điểm:
AI nâng cao và học máy: Nó sử dụng AI để xử lý tài liệu, giảm các tác vụ và lỗi thủ công.
Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh: Nó cho phép tạo quy trình phê duyệt phù hợp.
Khả năng tích hợp: Nó dễ dàng tích hợp với các hệ thống ERP như SAP, Coupa và Workday.
Nhược điểm:
Nỗ lực thiết lập ban đầu cao: Nó đòi hỏi sự thiết lập và đào tạo ban đầu đáng kể.
Chi phí: Nó có thể tốn kém, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ hơn.
6. Mua sắm đám mây Oracle Fusion
Oracle Fusion Cloud Procurement cung cấp một giải pháp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp lớn nhằm hợp lý hóa và tự động hóa quy trình mua sắm của họ.
Ưu điểm:
Tính năng toàn diện: Nó cung cấp các chức năng mở rộng, bao gồm quản lý mối quan hệ nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và xử lý hóa đơn tự động.
Có thể mở rộng: Phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu mua sắm phức tạp.
Giảm rủi ro gian lận: Quy trình phê duyệt mạnh mẽ và đối chiếu dữ liệu giúp giảm nguy cơ gian lận.
Nhược điểm:
Thiết lập phức tạp: Nó yêu cầu thiết lập rộng rãi và liên tục
Không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Phù hợp nhất với các tổ chức lớn hơn do tính phức tạp và chi phí của nó.
Phần kết luận
Khi nói đến việc chọn phần mềm đặt hàng phù hợp, có một số yếu tố cần xem xét – quy mô tổ chức của bạn, mức độ phức tạp của nhu cầu mua sắm và ngân sách của bạn.
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ thì Nanonets là lựa chọn hàng đầu. Nó cung cấp khả năng tự động hóa nâng cao, quy trình phê duyệt liền mạch và tích hợp sâu sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Đối với các doanh nghiệp rất lớn có nhu cầu mua sắm rộng rãi, Coupa và SAP Ariba đều là những lựa chọn tuyệt vời. Họ cung cấp dịch vụ quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, quản lý hàng tồn kho, v.v., cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bạn cần để luôn cập nhật mọi thứ.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải đánh giá các tùy chọn này dựa trên yêu cầu cụ thể của bạn để tìm ra tùy chọn phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.
[ad_2]
Source link