[ad_1]
Hộp thư đến e mail doanh nghiệp của bạn không chỉ chứa các e mail và tệp đính kèm chưa đọc — đó là một kho dữ liệu. Dữ liệu cần được trích xuất thủ công và gửi đến một phần mềm kinh doanh cụ thể.
Các doanh nghiệp nhận được rất nhiều e mail mỗi ngày với hóa đơn, biên lai, báo giá, khách hàng tiềm năng, thông tin liên hệ, xác nhận đơn hàng, cập nhật giao hàng, v.v.
Sau đó là công việc hàng ngày là sàng lọc e mail để chọn ra những e mail quan trọng. Và trích xuất thủ công dữ liệu cụ thể để thêm vào Google Trang tínhCRM, ERP, phần mềm kế toán hoặc các ứng dụng kinh doanh khác.
Hãy tưởng tượng thực hiện việc này một cách thủ công cho hàng trăm hoặc hàng nghìn e mail – và dẫn đến tình trạng tắc nghẽn! Quá trình này không thể mở rộng quy mô – đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang giải pháp phân tích e mail.
💡
Trình phân tích cú pháp e mail có thể giúp tự động hóa hoặc tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu e mail ở mức độ lớn.
MỘT trình phân tích cú pháp email hoặc trình trích xuất email là phần mềm có thể phân loại e mail đến và tệp đính kèm, trích xuất dữ liệu cụ thể từ chúng và xuất sang các ứng dụng kinh doanh khác.
Trong bài viết này, chúng tôi xem xét một số phần mềm phân tích e mail tốt nhất và cách chúng có thể tối ưu hóa quy trình nhập dữ liệu e mail của bạn.
Phần mềm phân tích e mail tốt nhất năm 2023
- Nanonet – tự động hóa quy trình phân tích e mail nâng cao
- Trình phân tích email của Zapier – để tích hợp dữ liệu e mail qua Zapier
- Parsio – để phân tích e mail dựa trên mẫu
- Trình phân tích thư – để phân tích e mail dựa trên quy tắc
- Trình phân tích email – để phân tích e mail dựa trên quy tắc độc lập trên Home windows
- Trình phân tích cú pháp – để phân tích e mail dựa trên mẫu
- trình phân tích cú pháp – để trích xuất chữ ký từ e mail
Bạn vẫn đang nhập dữ liệu e mail vào CRM, ERP hoặc bảng tính theo cách thủ công phải không? Tự động hóa quy trình phân tích cú pháp e mail với Nanonets.
Tại sao phân tích e mail?
Trích xuất dữ liệu e mail là một vấn đề khá khó giải quyết. Dữ liệu e mail không có cấu trúc – chúng không có lược đồ. E-mail có nhiều định dạng và không có cách trình bày chuẩn hóa.
Việc phân loại e mail, nhận dạng dữ liệu e mail và chỉ trích xuất thông tin liên quan đòi hỏi sự kết hợp giữa tự động hóa, quy tắc và thu thập dữ liệu nhận thức. Đây là những gì trình phân tích cú pháp e mail làm.
Tại sao bạn nên xem xét phân tích e mail cho doanh nghiệp của mình? Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng phân tích cú pháp e mail:
- Phân tích e mail bằng phần mềm nhanh hơn và chính xác hơn so với cách thay thế thủ công.
- Trình phân tích cú pháp e mail có thể được tự động hóa để trích xuất dữ liệu quan trọng từ các e mail đến – mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.
- Dữ liệu có thể được trích xuất từ tiêu đề e mail, nội dung, chữ ký và tệp đính kèm (PDFhình ảnh hoặc các tệp khác) – tất cả mà không cần phải mở e mail!
- Dữ liệu e mail đến có thể được phân loại và gửi đến các ứng dụng kinh doanh thích hợp (CRM, ERP, v.v.) – không cần dán bản sao thủ công.
💡
Bạn có biết bạn có thể tự động hóa việc ghi sổ bằng phân tích e mail không? Ví dụ: trình phân tích cú pháp e mail có thể lấy ra tất cả dữ liệu hóa đơn có liên quan (ngày, số tiền, chi tiết nhà cung cấp, v.v.) từ e mail/tệp đính kèm và cập nhật các mục nhập trên Quickbooks, Sage, NetSuite hoặc bất kỳ phần mềm kế toán nào khác.
Làm cách nào để chọn trình phân tích cú pháp e mail lý tưởng?
Trong bài đăng này, chúng tôi chỉ xem xét bảy phần mềm phân tích e mail hàng đầu trên thị trường.
Có thể còn có nhiều hơn nữa ở ngoài kia. Nhưng cái nào là tốt nhất cho bạn?
Dưới đây là một số gợi ý cần lưu ý khi chọn phần mềm phân tích e mail lý tưởng nhất cho doanh nghiệp của bạn:
Trường hợp sử dụng
Trình phân tích cú pháp e mail bạn cần sẽ chủ yếu phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn muốn phân tích cú pháp từ các e mail đến của mình.
Bạn có cần phân tích cú pháp dữ liệu chỉ từ nội dung e mail hoặc siêu dữ liệu như tiêu đề và dấu thời gian không? Bạn cũng cần trích xuất dữ liệu từ tệp đính kèm, tệp PDF hoặc hình ảnh?
Phân tích mẫu, dựa trên quy tắc và phân tích e mail nhận thức
Nếu bạn đang tìm kiếm một trình phân tích cú pháp e mail, bạn hầu như chỉ cần trích xuất một số dữ liệu hoặc trường cụ thể từ e mail của mình?
Bạn có nhận được e mail ở cùng định dạng, với dữ liệu chính xác ở cùng một vị trí trên tất cả e mail không? Bạn có muốn thiết lập quy tắc để xác định/chỉ định dữ liệu trong mỗi e mail không? Hay bạn cần một trình phân tích cú pháp e mail sẽ tự động chọn ra tất cả dữ liệu liên quan?
Tích hợp dữ liệu
Dữ liệu e mail hầu hết được phân tích cú pháp để có thể gửi đến một ứng dụng kinh doanh cụ thể để xử lý tiếp theo.
Trình phân tích cú pháp e mail của bạn có thể tích hợp liền mạch với Google Trang tính, CRM, ERP, phần mềm kế toán, cơ sở dữ liệu hay thậm chí là Slack không? Bạn sẽ cần kiểm tra xem trình phân tích cú pháp e mail có thể cải thiện các quy trình hiện tại của bạn mà không thay đổi quy trình công việc hiện tại hay không.
Chuyển đổi dữ liệu
Dữ liệu được phân tích cú pháp từ e mail của bạn có thể được xử lý, chuyển đổi hoặc sửa đổi sang các định dạng khác không? Các ứng dụng doanh nghiệp chỉ có thể nhập dữ liệu được nhập ở các định dạng hoặc cấu trúc tệp cụ thể.
7 phần mềm phân tích e mail hàng đầu năm 2023
Hãy cùng xem một số phần mềm phân tích e mail hàng đầu hiện có:
Nanonet
Nanonet là một Trình phân tích cú pháp tự động dựa trên AI có thể trích xuất thông tin từ e mail, siêu dữ liệu, tệp đính kèm và hơn thế nữa.
Không giống như các trình phân tích cú pháp khác trong danh sách này, nó không dựa trên quy tắc cũng như không dựa trên mẫu. Sau khi được đào tạo trên một số e mail mẫu, nó sẽ tận dụng khả năng AI và máy học để phân tích các e mail có dữ liệu và định dạng khác nhau. AI ngày càng trở nên tốt hơn khi nó ngày càng đa dạng hơn!
Ưu điểm:
- quy trình phân tích e mail nâng cao
- độ chính xác phân tích cao
- dễ dàng mở rộng
- khả năng xử lý hậu kỳ và chuyển đổi dữ liệu
- có thể tự động phân tích dữ liệu từ bất kỳ loại tài liệu đính kèm nào
- có thể phân tích dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào: e mail, trang net, tài liệu, v.v.
Nhược điểm:
- không thể xử lý khối lượng tăng đột ngột
- Giao diện người dùng chụp bảng có thể tốt hơn
Bạn vẫn đang nhập dữ liệu e mail vào CRM, ERP hoặc bảng tính theo cách thủ công phải không? Tự động hóa quy trình phân tích cú pháp e mail với Nanonets.
Trình phân tích e mail của Zapier
Trình phân tích cú pháp e mail của Zapier là trình phân tích cú pháp cơ bản hoàn hảo để bắt đầu – đặc biệt nếu bạn đã sử dụng Zaps trong quy trình làm việc của mình.
Đây là trình phân tích thư dựa trên mẫu miễn phí, tự động thu thập văn bản từ các e mail đến. Bạn có thể tạo mẫu bằng cách sử dụng giao diện trỏ và nhấp để làm nổi bật dữ liệu e mail quan tâm.
Ưu điểm:
- dễ dàng cấu hình và sử dụng
- hộp thư không giới hạn
- có thể tích hợp với hầu hết mọi ứng dụng thông qua Zapier
Nhược điểm:
- chỉ có thể phân tích các e mail đơn giản
- không thể xử lý e mail có mẫu không xác định hoặc mẫu khác nhau
- không thể phân tích siêu dữ liệu hoặc dữ liệu dạng bảng từ e mail
- không thể phân tích các tệp đính kèm hoặc các mục lặp đi lặp lại
- thiếu các tính năng phân tích nâng cao
Parsio
Parsio là trình phân tích cú pháp e mail dựa trên mẫu yêu cầu người dùng xác định mẫu hoặc trường quan tâm bằng tính năng đánh dấu đơn giản. Nó tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau.
Ưu điểm:
- có thể phân tích dữ liệu từ siêu dữ liệu và các tệp đính kèm (dựa trên mẫu)
- phân tích dữ liệu dạng bảng (dựa trên mẫu)
- hộp thư không giới hạn
Nhược điểm:
- không thể xử lý e mail, tệp đính kèm hoặc siêu dữ liệu với các mẫu không xác định hoặc khác nhau
Trình phân tích thư
Mailparser là một công cụ phân tích e mail dựa trên quy tắc phổ biến và mạnh mẽ. Mặc dù nó linh hoạt hơn so với các đối tác dựa trên mẫu nhưng việc thiết lập quy tắc phân tích cú pháp e mail có thể trở nên phức tạp – đặc biệt đối với các bố cục e mail phức tạp.
Ưu điểm:
- có thể xử lý bố cục e mail phức tạp
- có thể phân tích dữ liệu từ siêu dữ liệu và các tệp đính kèm (dựa trên quy tắc)
- phân tích dữ liệu dạng bảng (dựa trên quy tắc)
Nhược điểm:
- trích xuất dữ liệu từ tệp đính kèm với một số hạn chế nhất định
- UI/UX ngày tháng
- có thể gây choáng ngợp cho người dùng lần đầu
- khó thiết lập cho các cấu trúc e mail phức tạp
Bạn vẫn đang nhập dữ liệu e mail vào CRM, ERP hoặc bảng tính theo cách thủ công phải không? Tự động hóa quy trình phân tích cú pháp e mail với Nanonets.
Trình phân tích e mail
EmailParser là phần mềm phân tích cú pháp e mail dựa trên quy tắc, hoạt động trên việc thu thập văn bản cột dòng, biểu thức chính quy và quy tắc tập lệnh.
Nó hoạt động như một ứng dụng Home windows cũng như một ứng dụng net và cho phép tích hợp thông tin e mail với các tệp cục bộ hoặc các công cụ nội bộ.
Ưu điểm:
- có thể kết nối với máy chủ e mail (IMAP/POP3)
- hỗ trợ các tập tin địa phương
- có thể phân tích nhiều loại tệp đính kèm
Nhược điểm:
- ứng dụng net không tiên tiến bằng ứng dụng Home windows
- có thể gây choáng ngợp cho người dùng lần đầu
- khó thiết lập cho các cấu trúc e mail phức tạp
Trình phân tích cú pháp
Parseur là một trình phân tích thư dựa trên mẫu tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng khá trực quan. Nó cũng cung cấp các khả năng xử lý hậu kỳ nâng cao và tiện ích mở rộng Chrome hoạt động như một công cụ quét net.
Ưu điểm:
- dễ sử dụng với giao diện người dùng đẹp
- có thể cạo nhiều định dạng tệp đính kèm
- thư viện mẫu để xử lý các loại e mail phổ biến
- hỗ trợ phân tích cú pháp từ nhiều định dạng tệp xử lý văn bản
Nhược điểm:
- đắt hơn các lựa chọn thay thế khác
SigParser
SigParser là trình phân tích cú pháp e mail chỉ tập trung vào đề cập thông tin liên hệ trong e mail và chữ ký e mail.
Nó thậm chí có thể xem lại tất cả các e mail hiện tại của bạn và hợp nhất danh sách chi tiết liên hệ – sau đó có thể được được gửi tới CRM của bạn.
Ưu điểm:
- chuyên phân tích chữ ký e mail
Nhược điểm:
- không phải là trình phân tích cú pháp e mail chính thức
- không thể phân tích tệp đính kèm
Bạn vẫn đang nhập dữ liệu e mail vào CRM, ERP hoặc bảng tính theo cách thủ công phải không? Tự động hóa quy trình phân tích cú pháp e mail với Nanonets.
Mua mang về
Mặc dù có rất nhiều trình phân tích e mail có sẵn trên thị trường nhưng sự lựa chọn của công ty phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty đó.
Trình phân tích cú pháp e mail phù hợp có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc trích xuất thông tin quan trọng từ e mail và cuối cùng có thể giúp tự động hóa hoàn toàn mọi hoạt động của doanh nghiệp.
[ad_2]
Source link