Nguồn để thanh toán là gì? Quy trình, các bước, tự động hóa

Nếu bạn điều hành một cửa hàng văn phòng phẩm và cần dự trữ sổ ghi chép, bạn sẽ nhắm đến việc tìm mua số lượng lớn sổ ghi chép chất lượng tốt nhất với mức giá phải chăng nhất.

Điều này liên quan đến việc nghiên cứu các nhà cung cấp máy tính xách tay khác nhau, so sánh chi phí, đánh giá chất lượng sản phẩm và quyết định chọn nhà cung cấp nào.

Khi hoàn thành những hành động này, bạn đang bắt đầu Quy trình nguồn thanh toán (S2P)đó là điều mà doanh nghiệp nào cũng phải trải qua khi làm việc với nhà cung cấp.

Giữ chi phí ở mức thấp trong khi duy trì dòng doanh thu ổn định là điều quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào như vậy và tối ưu hóa quy trình S2P là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm chi phí kinh doanh.

Dưới đây là một số câu hỏi mà bài viết này sẽ cố gắng trả lời ngay bây giờ –

• Nguồn để thanh toán là gì?
• Nguồn thanh toán quy trình làm việc trông như thế nào?
• S2P có giống P2P không?
• Làm cách nào để tối ưu hóa quy trình từ nguồn đến thanh toán?

Nguồn để thanh toán là gì?

Nguồn thanh toán, thường được gọi là S2P, là toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối để quyết định xem bạn có cần một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định hay không, tìm nhà cung cấp tốt nhất để hợp tác, bắt đầu quy trình mua hàng để thanh toán, mua hàng , và nhận hàng hóa được đề cập.

Mặc dù quy trình nguồn thanh toán có vẻ mang tính giao dịch cao và một phần của nó cũng vậy, nhưng nó cũng phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ với nhà cung cấp, chiến lược thông minh và cải tiến liên tục.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết tất cả các bước của quy trình nguồn thanh toán bên dưới.

Các bước trong quy trình nguồn để thanh toán

Nếu nhóm tìm nguồn cung ứng của bạn về cơ bản có một danh sách kiểm tra gồm mọi thứ cần phải hoàn thành trong suốt quá trình tìm nguồn cung ứng để thanh toán, thì họ sẽ ít có khả năng bỏ sót bất kỳ điều gì, khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro hoặc bỏ lỡ cơ hội tìm nguồn cung ứng có lợi.

Hơn nữa, việc tiêu chuẩn hóa các mục hành động từ nguồn trả tiền giúp bạn có thể cắt giảm phần thừa trong quy trình, tìm kiếm sự phối hợp trong doanh nghiệp của mình và triển khai hệ thống nguồn trả tiền cho phép tự động hóa và hợp lý hóa quy trình giới thiệu nhà cung cấp.

Dưới đây là các bước thiết yếu cần có trong quy trình S2P:

1. Nhu cầu

Một dịch vụ hoặc sản phẩm phải được doanh nghiệp cần đến. Ngoài ra, nhu cầu về mức giá thấp hơn hoặc điều kiện tốt hơn có thể tạo ra nhu cầu.

Hãy tưởng tượng một công ty sản xuất nhận ra rằng họ cần phải nâng cấp dây chuyền sản xuất của mình để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Nhóm vận hành xác định yêu cầu về máy móc mới nhằm nâng cao hiệu quả. Điều này tạo ra nhu cầu.

2. Tìm nguồn cung ứng

Các nhà cung cấp tiềm năng trong chuỗi cung ứng được định vị và đánh giá. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng nền tảng phần mềm xử lý lượng lớn dữ liệu về lịch sử chi tiêu, xu hướng thị trường và mục tiêu của công ty về Nguồn điện tử.

Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng, họ chọn lọc một số nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và tuân thủ của công ty. Sau đó, các nhà cung cấp vượt qua các tiêu chuẩn tối thiểu có thể được lập danh mục trong một quy trình giới thiệu liền mạch.

3. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Các tài liệu RFx được tập hợp, phản hồi được nhận từ các nhà cung cấp và được lưu trữ trong cổng Nguồn điện tử. Tài liệu RFx có thể bao gồm các yêu cầu thông tin (RFI), đề xuất (RFP) và báo giá (RFQ).

4. Ra quyết định

Ở bước này, ứng viên cần được xem xét. Một số sẽ được chọn, số khác thì không.

Thông thường, nhóm xem xét tất cả các đề xuất đã gửi, đánh giá chúng dựa trên các tiêu chí khác nhau như chi phí, chất lượng cũng như khả năng cung cấp và hỗ trợ của nhà cung cấp.

Sau khi cân nhắc cẩn thận, họ thu hẹp các lựa chọn và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất mang lại giá trị tốt nhất cho số tiền bỏ ra.

5. Quản lý hợp đồng

Nhà cung cấp đã chọn sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu quản lý nhà cung cấp của công ty. Sau đó, nhóm mua sắm sẽ đàm phán về giá cuối cùng, điều khoản thanh toán và thỏa thuận dịch vụ. Sau khi hai bên đồng ý, hợp đồng sẽ được chuẩn bị và chuẩn bị ký kết.

6. Ký hợp đồng

Với tất cả các điều khoản đã được thỏa thuận, văn bản hợp đồng được ký kết bởi cả công ty sản xuất và nhà cung cấp máy móc, chính thức ký kết thỏa thuận.

7. Chuyển sang mua sắm để thanh toán

Hợp đồng đã ký sẽ được bàn giao cho nhóm thu mua, nhóm này sẽ quản lý các đơn đặt hàng và tương tác tiếp theo với nhà cung cấp.

8. Mua sắm

Nhóm mua sắm đưa ra đơn đặt hàng cho máy móc mới, nêu chi tiết tất cả các thông số kỹ thuật và điều khoản đã thỏa thuận. Họ duy trì liên lạc với nhà cung cấp để đảm bảo đơn hàng được xử lý và giao đúng thời hạn.

9. Xử lý hóa đơn tài khoản phải trả

Sau khi máy móc được giao và lắp đặt, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn. Nhóm tài khoản phải trả xác minh hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng, đảm bảo tất cả các chi tiết đều chính xác và xử lý hóa đơn để phê duyệt và thanh toán.

10. Thanh toán

Cuối cùng, bộ phận tài khoản phải trả xử lý khoản thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận, đối chiếu nó trong hồ sơ tài chính của công ty và thông báo cho nhà cung cấp về trạng thái thanh toán, từ đó kết thúc quy trình từ nguồn đến thanh toán.

Bằng cách làm theo các bước này trong quy trình làm việc của mình, doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình thanh toán từ nguồn thanh toán hợp lý và hiệu quả.

Nguồn để thanh toán so với mua để thanh toán

S2P và P2P không giống nhau; quy trình P2P được nhúng trong quy trình S2P. Tóm lại, quy trình S2P lớn hơn; nó bao gồm nhiều bước hơn quy trình P2P. Quy trình P2P là tập hợp con của các bước nhất định trong quy trình S2P.

S2P bắt đầu từ thời điểm lãnh đạo doanh nghiệp hoặc nhân viên quyết định cần có hàng hóa hoặc dịch vụ mới từ nhà cung cấp. Sau đó, nó chuyển sang nghiên cứu nhà cung cấp, đánh giá giá cả, gửi yêu cầu thông tin, hoàn thiện việc lựa chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, nhận sản phẩm và thực hiện thanh toán hóa đơn. Có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng để hoàn thành toàn bộ quá trình thanh toán từ nguồn.

Mặt khác, quy trình P2P bắt đầu sau khi nhà cung cấp được chọn. Nhóm mua sắm được nhóm tìm nguồn cung ứng trao quyền chỉ đạo và tiếp tục làm việc thông qua các hoạt động mua sắm của quá trình S2P. Chúng bao gồm việc quản lý đơn đặt hàng Và yêu cầu mua hàngtheo dõi tiến độ giao sản phẩm, đảm bảo việc nhận hàng và làm việc với nhóm tài khoản phải trả để hoàn thành việc thanh toán cho nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn phù hợp với giao dịch.

Làm cách nào để tối ưu hóa quy trình từ nguồn đến thanh toán của bạn?

Việc triển khai hệ thống S2P mạnh mẽ và tối ưu hóa bao gồm –

• sử dụng tự động hóa để tự động hóa phần mua hàng để thanh toán của quy trình nguồn hàng để thanh toán (tối ưu hóa các bước 7-10)
• cải thiện quản lý mối quan hệ nhà cung cấp. (tối ưu hóa các bước 1-6)

Hãy khám phá cả hai một cách chi tiết.

1. Tự động hóa P2P

Giống như hầu hết các quy trình kinh doanh hiện nay, việc điều hướng quy trình từ nguồn đến thanh toán bằng giải pháp phần mềm S2P phù hợp mang lại rất nhiều lợi ích. Mặc dù các bước vẫn tương đối giống nhau nhưng cách hoàn thành các bước đã thay đổi khi sử dụng công nghệ tự động hóa.

Đây là cách tự động hóa P2P với một phần mềm như Nanonets sắp xếp hợp lý từng bước trong phần mua hàng và thanh toán của quy trình S2P.

Thực hiện yêu cầu mua hàng

Khi nhân viên cần mua hàng, họ chỉ cần đăng nhập vào cổng Nanonets và gửi yêu cầu mua hàng kỹ thuật số.

Tạo đơn đặt hàng

Nanonets xử lý các thủ tục giấy tờ bằng cách tự động tạo Đơn đặt hàng (PO) dựa trên các chi tiết được cung cấp trong yêu cầu.

Phê duyệt đơn đặt hàng

PO trải qua quy trình phê duyệt tự động trong Nanonets. Bạn có thể thiết lập các quy tắc và điều kiện để đảm bảo tính nhất quán trong các hoạt động mua sắm, tránh sai sót và chi phí trái phép.

Bạn sẽ nhận được thông báo phê duyệt có thể dễ dàng quản lý thông qua các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack và Microsoft Groups. Chúng thậm chí còn đi kèm với Lời kêu gọi hành động (CTA) trực tiếp để giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng.

Gửi đơn đặt hàng

Sau khi PO được phê duyệt, hệ thống sẽ đảm nhiệm việc gửi nó đến nhà cung cấp. Điều này có thể được thực hiện thông qua electronic mail tích hợp hoặc cổng nhà cung cấp như SAP Ariba hoặc Coupa.

Theo dõi việc giao hàng hóa hoặc dịch vụ

Nhà cung cấp đảm nhiệm việc xử lý đơn hàng và cập nhật trạng thái giao hàng trên cổng thông tin của họ. Thông tin này được tự động đồng bộ hóa với Nanonets, vì vậy bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình.

Thu thập và đối chiếu dữ liệu hóa đơn

Nanonets thực hiện công việc nặng nhọc bằng cách tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng. Điều này giúp bạn tránh khỏi việc nhập dữ liệu thủ công và giảm sai sót.

Để đảm bảo độ chính xác, hệ thống thực hiện khớp ba chiều tự động. Nó xác minh rằng hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng phù hợp trước khi xử lý thanh toán.

Đang xử lý thanh toán

Nanonets hợp lý hóa quy trình thanh toán, đảm bảo tất cả giao dịch được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán chậm.

Tích hợp với phần mềm ERP/Kế toán

Nanonets tích hợp liền mạch với các hệ thống kế toán và ERP khác nhau. Điều này cung cấp trải nghiệm thống nhất để quản lý dữ liệu mua sắm và tài chính.

2. Quản lý quan hệ nhà cung cấp

Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) hiệu quả là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ suôn sẻ với các nhà cung cấp của bạn, tầm quan trọng của điều này là tối quan trọng đối với quy trình S2P hợp lý.

Cho một, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng để lưu trữ, quản lý toàn bộ hợp đồng nhà cung cấp. Người ta có thể thiết lập cảnh báo cho những ngày quan trọng như thời hạn gia hạn hoặc đánh giá hiệu suất để đảm bảo hành động kịp thời.

Cũng, Quản lý hiệu suất nhà cung cấp (SPM) là một công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa hơn nữa quy trình S2P. Khi được thực hiện hiệu quả, SPM có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn:

• Tăng hiệu suất và độ tin cậy của nhà cung cấp.
• Giảm rủi ro về các vấn đề của nhà cung cấp và ngăn chặn sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng của bạn.
• Đảm bảo giá tốt hơn.
• Cải thiện chất lượng và các tiêu chuẩn tuân thủ.

Bạn có thể triển khai SPM trong quy trình chuỗi cung ứng của mình bằng cách tích hợp các bước sau:

Bước 1: Phân khúc nhà cung cấp và sử dụng bộ lọc

Mỗi nhà cung cấp là duy nhất và có tác động khác nhau đến công ty của bạn. Để làm cho mọi việc dễ dàng hơn, hãy phân loại chúng dựa trên tầm quan trọng của chúng, chẳng hạn như quan trọng, quan trọng và những thứ có tác động tối thiểu. Bằng cách này, bạn có thể ưu tiên các nỗ lực và nguồn lực của mình một cách hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách xác định các nhà cung cấp chính, hãy xem tài nguyên này: Nhà cung cấp chính | Xác định và quản lý các nhà cung cấp và nhà cung cấp chính

Bước 2: Xác định thước đo hiệu suất

Để giữ mọi thứ rõ ràng và có thể đo lường được, hãy thiết lập các thước đo hiệu suất cho nhà cung cấp của bạn. Một số số liệu phổ biến bao gồm hiệu suất phân phối, tiêu chuẩn chất lượng, tuân thủ quy định và hiệu quả chi phí.

Để biết thêm thông tin về các thước đo hiệu suất của nhà cung cấp, bạn có thể đọc bài viết này: Các biện pháp thực hiện của nhà cung cấp là gì?

Bước 3: Duy trì Thẻ điểm Nhà cung cấp

Tạo thẻ điểm nhà cung cấp để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các số liệu đã xác định. Hãy nhớ rằng đây phải là tài liệu động mà bạn cập nhật thường xuyên với dữ liệu hiệu suất mới nhất.

Bước 4: Tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên

Thường xuyên xem xét hiệu suất của các nhà cung cấp quan trọng của bạn. Sử dụng dữ liệu từ thẻ điểm của bạn để có những cuộc thảo luận có ý nghĩa về hiệu suất của họ, giải quyết mọi vấn đề và xác định các cơ hội cải tiến.

Bước 5: Đàm phán các điều khoản tốt hơn

Tận dụng những hiểu biết sâu sắc mà bạn có được từ SPM để đàm phán các điều khoản được cải thiện với nhà cung cấp của bạn. Sử dụng dữ liệu cụ thể để nêu bật những lĩnh vực mà họ có thể cải thiện và đề xuất những thay đổi cùng có lợi cho hợp đồng của bạn.

Để biết thêm mẹo về đàm phán các điều khoản thanh toán tốt hơn, hãy xem tài nguyên này: 7 mẹo để đàm phán điều khoản thanh toán tốt hơn với nhà cung cấp của bạn

Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ có thể triển khai hệ thống SPM mạnh mẽ giúp nâng cao hiệu suất của nhà cung cấp, giảm rủi ro và cuối cùng là mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn.

suy nghĩ cuối cùng

Nếu bạn điều hành một cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm và dường như không thể dự trữ sổ ghi chép vì nhóm S2P của bạn đang thất bại, bạn rất có thể sẽ phá sản.

Mặc dù chúng tôi xem xét quy trình S2P một cách toàn diện, nhưng vẫn có thể tìm thấy các cơ hội cải tiến khi đi sâu vào trách nhiệm và chức năng của từng chức năng.

Ngày nay, công nghệ là một phần của hoạt động kinh doanh, bất kể bạn đang hoạt động trong ngành nào. Ngày nay, các doanh nghiệp có thể kết hợp công nghệ vào các quy trình như S2P để giúp cuộc sống của nhân viên dễ dàng hơn, xây dựng mối quan hệ đối tác tốt hơn với bên ngoài và thu được lợi nhuận cao nhất .

Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, việc triển khai hệ thống nguồn thanh toán như Nanonets là nơi hoàn hảo để bắt đầu. Lên lịch trình demo tùy chỉnh ngay hôm nay!