Cách tự động mã hóa hóa đơn: Hướng dẫn AP thực tế

Mã hóa hóa đơn bao gồm việc phân loại chi phí và gán chúng cho các tài khoản cụ thể. Nó có vẻ đơn giản, đó là lý do tại sao nó thường bị bỏ qua trong hiệu quả AP các cuộc thảo luận. Nhưng mấu chốt là: nó có thể khiến bạn phải trả giá nhiều hơn bạn nghĩ.

Các công ty không có chi tiêu tự động hóa 6,30 USD mỗi hóa đơn, trong khi các đối tác tự động chỉ phải trả 1,45 USD. Đúng vậy— tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm gần 77% cho mỗi hóa đơn! Nó cung cấp cho bạn ý tưởng về khoản tiết kiệm tiềm năng đang bị đe dọa. Nhưng nó không chỉ là chi phí. Việc mã hóa hóa đơn chính xác rất quan trọng cho việc báo cáo tài chính, lập ngân sách và ra quyết định. Những sai lầm có thể dẫn đến các vấn đề về tuân thủ và làm sai lệch dữ liệu tài chính.

Bạn muốn biết chính xác nó hoạt động như thế nào? Và làm cách nào bạn có thể triển khai hóa đơn trong tổ chức của mình? Bạn đang ở đúng nơi. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn quy trình mã hóa hóa đơn, cách tự động hóa quy trình và các phương pháp hay nhất.

Hãy bắt đầu với những điều cơ bản.

Mã hóa đơn là gì?

Mã hóa hóa đơn là quá trình gán số nhận dạng cụ thể cho từng chi tiết đơn hàng trên hóa đơn. Các mã này, thường được gọi là mã Sổ cái chung (GL), phân loại chi phí cho mục đích kế toán. Hãy coi việc này như việc cung cấp cho mỗi khoản chi một ‘địa chỉ’ riêng trong hồ sơ tài chính của bạn.

Hóa đơn được mã hóa chính xác phải bao gồm ID nhà cung cấp duy nhất (như OFF001 cho OfficeMax), mã GL cụ thể (như 6100 cho Chi phí văn phòng), mã phòng ban (MKT cho Tiếp thị), trung tâm chi phí (MKTG-01) và mã dự án (Q2CAM cho Chiến dịch Q2).

Mã hóa chi tiết này cho phép theo dõi ngân sách chính xác, báo cáo dễ dàng hơn, phê duyệt nhanh hơn và phân tích tài chính tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng tạo báo cáo về tất cả chi phí chiến dịch Quý 2 hoặc tổng số lần mua OfficeMax, tự động gửi hóa đơn đến người phê duyệt phù hợp và phân tích mô hình chi tiêu giữa các phòng ban, dự án hoặc nhà cung cấp.

Theo truyền thống, nhân viên AP phải xem xét thủ công từng hóa đơn, xác định mã phù hợp và cẩn thận nhập chúng vào hệ thống kế toán. Quá trình này tuy kỹ lưỡng nhưng lại tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.

Sử dụng phần mềm tự động hóa AP hiện đại trí tuệ nhân tạoML, OCRVà tự động hóa quy trình làm việc để hợp lý hóa quá trình này. Nó có thể:

Quy trình mã hóa hóa đơn

Nhân viên AP của bạn có thể đã sử dụng một số hình thức mã hóa hóa đơn. Nó có thể liên quan đến việc chỉ định thủ công các danh mục cho hóa đơn trong bảng tính hoặc có thể bạn đang sử dụng các tính năng mã hóa tích hợp trong ERP của mình. Dù phương pháp hiện tại của bạn là gì, việc hiểu quy trình mã hóa hóa đơn tiêu chuẩn có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Thông thường, việc mã hóa hóa đơn thực hiện theo các bước sau:

1. Nhận hóa đơn: Bạn có thể nhận hóa đơn qua e-mail, cổng internet, nền tảng của nhà cung cấp hoặc thậm chí dưới dạng tài liệu giấy. Bước đầu tiên là thu thập và số hóa chúng nếu cần thiết.
2. Thu thập dữ liệu: Đây là nơi nhóm của bạn trích xuất thông tin quan trọng từ hóa đơn. Trong các hệ thống thủ công, điều này có nghĩa là nhập chi tiết bằng tay. Các thiết lập nâng cao hơn có thể sử dụng công nghệ OCR để tự động hóa bước này.
3. Phân công mã: Đây là nơi ‘mã hóa’ thực sự xảy ra. Nhóm của bạn chỉ định cho mỗi mục hàng một mã GL dựa trên biểu đồ tài khoản của bạn. Bước này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cơ cấu tài chính của bạn.
4. Xác nhận và kết hợp: Tiếp theo, hóa đơn được kiểm tra dựa trên đơn đặt hàng và chứng từ nhận. Điều này giúp nắm bắt sớm sự khác biệt.
5. Lộ trình phê duyệt: Hóa đơn được mã hóa sau đó sẽ di chuyển qua chuỗi phê duyệt của bạn. Điều này có thể bao gồm chuyển giao vật lý, e-mail hoặc quy trình làm việc kỹ thuật số, tùy thuộc vào hệ thống hiện tại của bạn.
6. Đăng lên hệ thống kế toán: Cuối cùng, dữ liệu hóa đơn đã được phê duyệt và mã hóa sẽ được nhập vào phần mềm kế toán hoặc ERP của bạn.

Quy trình hiện tại của bạn so với quy trình tiêu chuẩn này như thế nào? Nếu bạn vẫn đang dựa vào các phương pháp thủ công, bạn có thể phải đối mặt với những thách thức như:

• Tốn thời gian: Nhân viên AP phải nhập thủ công từng chi tiết hóa đơn, thường xuyên tham khảo chéo với các tài liệu khác. Quá trình tẻ nhạt này có thể mất hàng giờ, đặc biệt đối với những hóa đơn phức tạp.
• Tỷ lệ lỗi: Lỗi của con người khi nhập dữ liệu hoặc gán mã có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của bạn. Một số thập phân đặt sai chỗ hoặc mã GL không chính xác có thể làm sai lệch đáng kể dữ liệu tài chính của bạn.
• Thanh toán trễ: Định tuyến vật lý của hóa đơn hoặc chuỗi e-mail có thể dẫn đến tắc nghẽn. Hóa đơn có thể nằm trên bàn của ai đó hoặc bị thất lạc trong hộp thư đến, dẫn đến trễ thời hạn thanh toán và có thể bị tính phí trễ hạn.
• Tầm nhìn kém: Nếu không có hệ thống tập trung, thật khó để biết hóa đơn đang ở đâu trong quá trình phê duyệt. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian cho các yêu cầu về trạng thái và khả năng thanh toán trùng lặp.
• Vị trí dòng tiền không chính xác: Các quy trình thủ công thường có nghĩa là việc nhập dữ liệu bị chậm trễ, khiến bạn khó có được bức tranh chính xác, theo thời gian thực về tình hình tài chính của mình.
• Mã hóa không nhất quán: Các thành viên khác nhau trong nhóm có thể diễn giải các nguyên tắc mã hóa khác nhau, dẫn đến sự không nhất quán trong báo cáo tài chính.
• Vấn đề mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và khối lượng hóa đơn tăng lên, các quy trình thủ công ngày càng trở nên không bền vững.

Những thách thức này không chỉ gây bất tiện—chúng còn khiến bạn tốn tiền. Hãy nhớ rằng, quy trình thủ công có thể tốn tới 6,30 USD cho mỗi hóa đơn, so với chỉ 1,45 USD khi tự động hóa.

Cách tự động mã hóa hóa đơn

Thiết lập tự động hóa có thể đáng sợ. Bạn phải tìm phần mềm phù hợp, thuyết phục tài chính đầu tư, đào tạo đội ngũ của mình và tích hợp hệ thống. Nhưng một khi bạn vượt qua được những rào cản này, bạn sẽ tự hỏi tại sao mình không làm điều đó sớm hơn.

Đây là cách để bắt đầu:

1. Chọn phần mềm phù hợp:

Bạn sẽ cần một giải pháp tự động hóa AP tích hợp liền mạch với hệ thống ERP hiện tại của bạn. Tìm kiếm các tính năng như công nghệ OCR, trích xuất dữ liệu hỗ trợ AI, khớp lệnh tự động và quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh. Ngoài ra, hãy đảm bảo phần mềm có thể xử lý khối lượng hóa đơn của bạn.

Mô hình được đào tạo trước của Nanonets có thể nhận dạng ngay các trường hóa đơn phổ biến, giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập.

2. Số hóa hóa đơn của bạn:

Tải hóa đơn được quét và điện tử của bạn lên hệ thống. Nhiều giải pháp cung cấp tùy chọn tải lên hàng loạt hoặc có thể tự động thu thập hóa đơn từ các địa chỉ e-mail được chỉ định.

Với Nanonets, bạn có thể thiết lập tích hợp e-mail để tự động xử lý hóa đơn được gửi qua e-mail, kết nối các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox để tải lên hàng loạt hoặc sử dụng API để tích hợp trực tiếp với các hệ thống hiện có của bạn. Tính linh hoạt này đảm bảo bạn có thể xử lý hóa đơn từ tất cả các nguồn của mình.

3. Thiết lập ánh xạ mã GL:

Xác định hướng dẫn rõ ràng để gán mã GL. Tạo một biểu đồ tài khoản toàn diện. Bạn có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để đào tạo hệ thống về các mẫu mã hóa của mình. Nhiều giải pháp tự động hóa cho phép bạn tạo quy tắc gán mã tự động dựa trên nhà cung cấp, mô tả mặt hàng hoặc các trường hóa đơn khác.

Nanonets, bạn có thể tạo các trường tùy chỉnh cho từng phần thông tin bạn cần trích xuất, như ‘Mã GL’ hoặc ‘Trung tâm chi phí’. Sau đó, huấn luyện mô hình bằng cách tải lên các hóa đơn mẫu và gắn nhãn thủ công cho các trường này. Khi bạn đã gắn nhãn đủ mẫu, AI sẽ học cách tự động nhận dạng và trích xuất các trường này. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc để gán mã GL dựa trên tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như tên nhà cung cấp hoặc mô tả mặt hàng.

5. Thiết lập xác thực và khớp:

Định cấu hình hệ thống của bạn để tự động khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và nhận tài liệu. Thiết lập các quy tắc để gắn cờ những khác biệt, chẳng hạn như chênh lệch giá hoặc số lượng không khớp. Bước này đảm bảo tính chính xác và giúp ngăn chặn việc thanh toán vượt mức hoặc thanh toán trùng lặp.

Với Nanonets, bạn có thể tự động hóa đối sánh 3 chiều bằng cách thiết lập đối sánh cơ sở dữ liệu như một phần của quy tắc xác thực của mình. Điều này cho phép bạn tự động so sánh dữ liệu hóa đơn với đơn đặt hàng và chứng từ nhận hàng của bạn. Bạn có thể tạo các khối có điều kiện để gắn cờ hóa đơn để xem xét nếu có sự khác biệt về số lượng, giá cả hoặc tổng số.

6. Thiết lập quy trình phê duyệt:

Thiết kế quy trình phê duyệt phù hợp với chính sách của tổ chức bạn. Xác định ai cần xem xét và phê duyệt hóa đơn dựa trên các yếu tố như số tiền, phòng ban hoặc nhà cung cấp. Định tuyến tự động có thể tăng tốc đáng kể quy trình phê duyệt.

Nanonets cung cấp các tính năng quy trình phê duyệt mạnh mẽ. Bạn có thể thiết lập nhiều giai đoạn xem xét với các quy tắc khác nhau cho từng giai đoạn. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để định tuyến các hóa đơn trên một số tiền nhất định tới người quản lý tài chính cấp cao, trong khi các hóa đơn tiêu chuẩn sẽ được chuyển đến nhóm AP. Bạn cũng có thể thiết lập đánh giá bắt buộc hoặc chỉ chỉ định người đánh giá nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định.

7. Tích hợp với hệ thống kinh doanh của bạn:

Thiết lập xuất dữ liệu tự động và đồng bộ hóa với phần mềm kế toán hoặc ERP của bạn. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu hóa đơn được mã hóa và phê duyệt sẽ được truyền liền mạch vào hệ thống tài chính của bạn, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công. Ngoài ra, hãy xem xét kết nối giải pháp tự động hóa AP của bạn với các hệ thống có liên quan khác như nền tảng quản lý hợp đồng hoặc mua sắm. Cách tiếp cận toàn diện này có thể mang lại khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn nữa đối với các quy trình tài chính của bạn.

Với Nanonets, bạn có thể thiết lập kết nối trực tiếp với các hệ thống kế toán và ERP phổ biến như QuickBooks, Xero và Salesforce. Đối với các hệ thống khác, bạn có thể sử dụng API của Nanonets, tích hợp Zapier hoặc các tính năng webhook để tự động đẩy dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu hóa đơn được mã hóa và phê duyệt của bạn được truyền suôn sẻ vào hệ thống tài chính của bạn mà không cần can thiệp thủ công.

Sau khi hệ thống của bạn được thiết lập, hãy tập trung vào việc triển khai thành công và cải tiến liên tục. Huấn luyện nhóm AP của bạn một cách kỹ lưỡng, nhấn mạnh các quy trình xử lý và sửa lỗi ngoại lệ. Bắt đầu bằng việc chạy thử nghiệm bằng cách sử dụng một tập hợp con hóa đơn, tăng dần số lượng khi bạn thấy tự tin hơn.

Tận dụng phân tích để theo dõi các số liệu hiệu suất như thời gian xử lý và tỷ lệ chính xác. Thường xuyên xem xét những thông tin chi tiết này và phản hồi của người dùng để tinh chỉnh các quy tắc và quy trình tự động hóa của bạn. Hãy nhớ rằng, tự động hóa là một quá trình đang phát triển – hãy chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện các điều chỉnh khi nhu cầu kinh doanh của bạn thay đổi.

Với giao diện thân thiện với người dùng của Nanonets, bạn có thể dễ dàng đào tạo lại mô hình của mình, cập nhật mã GL hoặc sửa đổi quy trình phê duyệt mà không cần sự can thiệp của CNTT. Tính linh hoạt này đảm bảo việc tự động hóa mã hóa hóa đơn của bạn vẫn hiệu quả và phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn theo thời gian.

Suy nghĩ cuối cùng

Áp dụng tự động hóa mã hóa hóa đơn không chỉ là bắt kịp công nghệ—mà còn là biến bộ phận AP của bạn thành tài sản chiến lược. Bằng cách hợp lý hóa các quy trình, giảm sai sót và giải phóng thời gian cho nhóm của bạn, bạn đang mở đường cho việc ra quyết định tài chính tốt hơn và cải thiện việc quản lý dòng tiền.

Bằng cách hợp lý hóa quy trình, cắt giảm lỗi và giải phóng thời gian cho nhóm của bạn, bạn đang tạo tiền đề cho các quyết định tài chính thông minh hơn và quản lý dòng tiền mượt mà hơn. Nhưng vấn đề ở đây là: tự động hóa không phải là một thỏa thuận một lần rồi thôi. Đó là một hành trình.

Hãy bắt đầu từ việc nhỏ, học dần dần và tiếp tục tinh chỉnh các quy trình của bạn. Với cách tiếp cận và công cụ phù hợp như Nanonetbạn có thể biến việc mã hóa hóa đơn từ một công việc tẻ nhạt thành một công cụ mạnh mẽ mang lại hiệu quả và độ chính xác.