[ad_1]
Outlook là một dịch vụ e-mail phổ biến dành cho giao tiếp trong doanh nghiệp và thường là lựa chọn hàng đầu của người dùng doanh nghiệp lớn.
Mặc dù nó cung cấp nhiều tính năng và tích hợp mạnh mẽ, nhưng Outlook không cung cấp một cách dễ dàng để phân tích/trích xuất dữ liệu từ email.
Dữ liệu doanh nghiệp đến qua e-mail hoặc tệp đính kèm Outlook thường được trích xuất thủ công sang Excel bảng tính hoặc các ứng dụng kinh doanh khác.
Tại sao xuất e-mail từ Outlook sang Excel?
Electronic mail chứa rất nhiều dữ liệu kinh doanh quan trọng.
Doanh nghiệp nhận được hoá đơn, đơn đặt hàng, biên lai, báo giá, yêu cầu bán hàng và nhiều thông tin khác qua e-mail. Thật khó để sắp xếp và hiểu tất cả dữ liệu đó trong Outlook.
Xuất khẩu dữ liệu email từ Outlook đến Excel cho phép doanh nghiệp kiểm tra tất cả dữ liệu đó để có được thông tin chi tiết có giá trị. Bạn cũng có thể muốn xuất e-mail Outlook sang Excel chỉ để sao lưu tất cả dữ liệu của mình hoặc chuyển sang nhà cung cấp/máy chủ e-mail khác.
Trong bài viết này, chúng tôi xem xét hai cách phổ biến để xuất dữ liệu từ e-mail Outlook sang bảng tính Excel.
Thành thật mà nói, cả hai phương pháp này đều không hoàn toàn hoàn hảo – định dạng thường bị mất hoặc bị sửa đổi trong quá trình xuất. Chúng tôi cũng xem xét cách tự động xuất e-mail Outlook sang Excel mà không làm mất dữ liệu hoặc định dạng.
Tự động hóa quy trình làm việc Outlook sang Excel của bạn bằng Nanonets. Phân tích cú pháp dữ liệu email thành dữ liệu có cấu trúc phù hợp cho các ứng dụng kinh doanh.
Làm cách nào để xuất e-mail Outlook sang Excel?
Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất để xuất dữ liệu e-mail từ Outlook sang Excel:
Sao chép và dán dữ liệu thủ công từ Outlook sang Excel
Có lẽ là cách tiếp cận ngu ngốc nhất ở đây – nhưng nó vẫn hoạt động.
Mở từng e-mail hoặc tệp đính kèm, sao chép tất cả dữ liệu liên quan và dán chúng vào bảng Excel. Điều này bao gồm tất cả các hình ảnh, hình ảnh, logo và đồ họa được đưa vào bảng tính của bạn.
Xuất trực tiếp từ Outlook sang Excel
Xuất trực tiếp e-mail từ Outlook sang Excel khá dễ dàng.
Nhưng phương pháp này sẽ chỉ giữ lại văn bản thuần túy và các liên kết cơ bản – tất cả các định dạng khác sẽ bị mất.
- Mở Quan điểm >> bấm vào “Tài liệu” >> và chọn “Mở và xuất“
- Bấm vào “Nhập khẩu xuất khẩu” >> chọn “Xuất sang một tập tin” >> và chọn Excel hoặc Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv) như loại tập tin
- Chọn thư mục đích (Liên lạc) để lưu tập tin vào
- Nhấp chuột “Hoàn thành”
Thoát Outlook, mở thư mục và xác minh tệp Excel/csv bạn vừa xuất từ Outlook.
💡
Cả hai phương pháp chúng tôi đã xem xét cho đến nay đều yêu cầu bạn mở từng e-mail một theo cách thủ công. Những phương pháp này không hỗ trợ bất kỳ hành động xuất hàng loạt nào.
Tự động hóa e-mail Outlook của bạn thành quy trình làm việc Excel
Bạn có thể tự động hóa e-mail Outlook của mình thành quy trình công việc Excel bằng công cụ dựa trên AI trình phân tích cú pháp email hoặc trình trích xuất email như Nanonet.
Với Nanonets, bạn có thể tự động chuyển tiếp tất cả e-mail Outlook đến hộp thư đến Nanonets và phân tích tất cả dữ liệu trong đó. Điều này sẽ giúp thực hiện các hành động hàng loạt mà không cần phải mở từng e-mail hoặc tệp đính kèm riêng lẻ.
Nanonet cũng có thể giúp duy trì định dạng dữ liệu gốc và chỉ trích xuất dữ liệu cụ thể mà bạn cần.
Tự động hóa quy trình làm việc Outlook sang Excel của bạn bằng Nanonets. Phân tích dữ liệu e-mail thành dữ liệu có cấu trúc phù hợp cho các ứng dụng kinh doanh.
Mua mang về
Xuất email Outlook của bạn vào bảng tính có những lợi ích rõ ràng – đối với việc lưu trữ dữ liệu cũng như phân tích dữ liệu.
Thực hiện quy trình gửi e-mail này sang Excel theo cách thủ công sẽ không mở rộng được quy mô và cực kỳ tốn nhiều công sức.
Trình phân tích cú pháp email và thông minh công cụ trích xuất dữ liệu có thể giúp tự động hóa e-mail Outlook của bạn theo quy trình làm việc trong Excel. Bạn có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào việc phân tích dữ liệu và ít thời gian hơn vào việc sao chép dữ liệu vào Excel!
[ad_2]
Source link