ERP trong mua sắm và cách sử dụng nó hiệu quả

Như tất cả những người liên quan sẽ nói với bạn rằng việc mua sắm cho doanh nghiệp của bạn là một quá trình phức tạp và khó khăn.

Tại sao lại thế này?

Ba mối quan tâm điển hình luôn nảy sinh đối với các doanh nghiệp thực hiện thu mua là –

• Tìm nhà cung cấp phù hợp: Cũng giống như việc tìm một đôi giày hoàn hảo hoặc một chiếc máy tính xách tay hoàn hảo cho bạn, việc tìm nhà cung cấp đáng tin cậy đáp ứng nhu cầu về chất lượng, giá cả và giao hàng của bạn có thể khó khăn.
• Quản lý chi phí: Việc mua sắm liên quan đến việc cân đối các chi phí khác nhau từ nguyên liệu thô đến phí vận chuyển. Ngoài ra, khi quy mô thu mua trong doanh nghiệp của bạn tăng lên, chi phí vận hành nhóm thu mua cũng tăng lên.
• Quy trình thủ công: Có rất nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại và mang tính vận hành, dễ bị chậm trễ, kém hiệu quả và sai sót.

Phần mềm ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) là một nền tảng tích hợp và có thể tự động hóa các chức năng khác nhau của doanh nghiệp hoặc quy trình thành một giải pháp được đóng gói tốt. Nó tập hợp tất cả các hoạt động kinh doanh khác nhau của bạn—như tài chính, hàng tồn kho và nhân sự – vào một hệ thống được kết nối với nhau.

ERP cho mua sắm

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng ERP, bạn có thể biết rằng hầu hết các ERP hoàn thiện hiện nay đều cung cấp một mô-đun chuyên dụng để hỗ trợ, tổ chức và tập trung hầu hết các quy trình mua sắm.

Ví dụ về ERP cung cấp các mô-đun mua sắm –

• SAP S/4HANA
• Đám mây Oracle ERP
• Microsoft Dynamics 365
• Thông tin về CloudSuite
• Epicor ERP

Điều này có nghĩa là hầu hết các quy trình được thực hiện trong quá trình mua sắm như

• giới thiệu nhà cung cấp,
• hợp đồng,
• quản lý hàng tồn kho,
• tạo đơn đặt hàng,
• xử lý hóa đơn,

có thể được xử lý thông qua mô-đun ERP phù hợp.

Hệ sinh thái số hóa này đảm bảo rằng việc tìm kiếm và tiếp nhận các nhà cung cấp phù hợp diễn ra liền mạch, quản lý chi phí dễ dàng hơn nhờ khả năng hiển thị chi tiêu hoàn chỉnh và nỗ lực thủ công giảm bớt nhờ sử dụng ít phương pháp tự động hóa.

ERP cho tự động hóa mua sắm

Ngày nay, trí tuệ nhân tạo và tự động hóa quy trình làm việc đã mở đường cho việc tự động hóa hoàn toàn quy trình mua sắm và thanh toán.

Phần mềm tự động hóa mua sắm chuyên dụng như Nanonet sử dụng những điều này để hợp lý hóa quy trình mua sắm, dẫn đến –

• tự động hóa các tác vụ thủ công
  • lỗi và sự chậm trễ liên quan đến quy trình thủ công sẽ được loại bỏ.
  • tiết kiệm chi phí phát sinh do phí phần mềm thấp hơn đáng kể so với chi phí lao động thủ công.
• quy trình phê duyệt tốt hơn
• chính sách chi phí tự động được thực thi trong quy trình làm việc
• phân tích chính xác theo thời gian thực
  • quản lý hiệu suất nhà cung cấp tốt hơn
  • khả năng hiển thị chi tiêu tốt hơn

Bất kỳ phần mềm tự động hóa mua sắm nào hiện nay đều cung cấp các tích hợp sẵn sàng sử dụng tích hợp với ERP của bạn để đảm bảo quy trình mua sắm liền mạch.

Mặc dù bản thân các mô-đun mua sắm của ERP có một số tính năng tự động hóa nhưng những tính năng này không thể hỗ trợ tự động hóa hoàn toàn quy trình mua sắm và thanh toán. Làm sao vậy?

1. Sự phức tạp của việc tích hợp: Nhiều ERP yêu cầu nhập hoặc can thiệp dữ liệu thủ công ở các giai đoạn khác nhau, chẳng hạn như trong quá trình đối chiếu hóa đơn hoặc phê duyệt đơn đặt hàng, điều này làm gián đoạn luồng tự động hóa liền mạch.
2. Nhu cầu tùy biến: Doanh nghiệp của bạn có thể có các quy trình làm việc riêng (ví dụ: quy trình làm việc cụ thể của nhà cung cấp) không thể thiết lập bằng các chức năng ERP tiêu chuẩn và việc yêu cầu tùy chỉnh luôn tốn kém.
3. Quy trình phê duyệt: Mặc dù ERP tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình phê duyệt nhưng việc thiếu tùy chỉnh và linh hoạt trong việc xử lý các hệ thống phân cấp phê duyệt phức tạp là một vấn đề. Ngoài ra, việc thực hiện chính sách chi phí của bạn là một điều khó khăn.
4. Nhập dữ liệu thủ công: Nhiều ERP thiếu khả năng OCR nâng cao để thu thập dữ liệu hóa đơn, dẫn đến việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công bị chậm trễ.
5. So khớp hóa đơn: Các hệ thống ERP cũ không thể thực hiện khớp 3 chiều.

Để đạt được sự tự động hóa hoàn toàn của quy trình mua sắm và thanh toán, doanh nghiệp cần bổ sung hệ thống ERP bằng phần mềm tự động hóa mua sắm. Sự hợp tác này đảm bảo tự động hóa mua sắm hoàn toàn.

Bạn có cần ERP trong Mua sắm không?

Điều này là công bằng.

Trực tiếp sử dụng phần mềm tự động hóa mua sắm là cách tốt nhất trong những trường hợp như vậy. Đây là lý do tại sao –

• Mô-đun mua sắm của ERP thường khá đắt so với việc đăng ký phần mềm tự động hóa mua sắm. Nhiều phần mềm trong số này có các gói giá linh hoạt phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn.
• Phần mềm tự động hóa mua sắm của bạn vẫn có thể tích hợp với các mô-đun ERP như tài chính, quản lý hàng tồn kho, v.v.
• Việc triển khai công cụ tự động hóa mua sắm thường nhanh hơn và đơn giản hơn nhiều so với việc triển khai toàn bộ mô-đun ERP. Điều này có nghĩa là bạn có thể bắt đầu thấy được lợi ích của tự động hóa gần như ngay lập tức.
• Hỗ trợ liên tục và cập nhật thường xuyên có thể là một lợi thế lớn cho các doanh nghiệp nhỏ không có nguồn lực CNTT dồi dào.

Tự động hóa mua sắm trông như thế nào?

Đây là cách phần mềm tự động hóa mua sắm như Nanonets có thể biến đổi quy trình làm việc của bạn –

Yêu cầu mua hàng: Nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu mua hàng điện tử thông qua cổng Nanonets.

Tạo đơn đặt hàng: Nanonets hợp lý hóa quy trình bằng cách tự động tạo đơn đặt hàng (PO) dựa trên chi tiết yêu cầu.

Phê duyệt đơn đặt hàng: Trong Nanonets, PO trải qua quy trình phê duyệt tự động. Bạn có tùy chọn đặt các quy tắc được xác định trước và kiểm tra có điều kiện để đảm bảo tính nhất quán, giảm sai sót và ngăn chặn chi tiêu trái phép.

Bạn sẽ nhận được thông báo phê duyệt có thể dễ dàng quản lý trong các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack và Microsoft Groups. Những thông báo này thậm chí còn bao gồm Lời kêu gọi hành động (CTA) trực tiếp, giúp quá trình này trở nên đơn giản và giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng.

Gửi đơn đặt hàng: Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi PO đến nhà cung cấp thông qua e-mail tích hợp hoặc cổng thông tin nhà cung cấp như SAP Ariba hoặc Coupa.

Giao hàng hóa hoặc dịch vụ: Nhà cung cấp xử lý đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái giao hàng trong cổng thông tin của họ, đồng bộ hóa với Nanonets.

Thu thập và đối chiếu dữ liệu hóa đơn: Nanonet tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, giảm thiểu lỗi và nhập thủ công.

Để đảm bảo độ chính xác, đối sánh ba chiều tự động được thực hiện bằng cách so sánh hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng trước khi xử lý thanh toán.

Xử lý thanh toán: Với Nanonets, bạn có thể tận hưởng quy trình thanh toán liền mạch, đảm bảo tất cả giao dịch được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn.

Tích hợp với phần mềm ERP/Kế toán: Nanonets tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống ERP và kế toán khác nhau, cung cấp trải nghiệm quản lý dữ liệu tài chính và mua sắm thống nhất.

Bằng cách tự động hóa quy trình mua sắm của bạn với Nanonets, doanh nghiệp có thể đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch trên nhiều ứng dụng khác nhau, giảm lỗi thủ công, tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu quả tổng thể của chu trình mua sắm của họ.