Hướng dẫn thực hành về hệ thống đặt hàng mua hàng

Đơn đặt hàng (PO) là các văn bản pháp lý được soạn thảo để hoàn tất hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp. Ngày nay, việc đặt hàng đã trở thành một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại.

Nó liên quan đến bất cứ khi nào hàng hóa hoặc dịch vụ được mua sắm và đóng vai trò quan trọng trong

• chính thức hóa các thỏa thuận
• theo dõi đơn hàng
• kiểm soát chi tiêu
• Giải quyết tranh chấp

Tuy nhiên, việc quản lý các tài liệu đơn đặt hàng này một cách thủ công là một rắc rối lớn.

• Việc xử lý đơn đặt hàng thủ công có thể tăng thời gian chu kỳ lên tới 50%.
• tỷ lệ lỗi khi nhập dữ liệu thủ công có thể lên tới 30%, dẫn đến việc làm lại tốn kém và chậm trễ.
• các doanh nghiệp sử dụng quy trình thủ công chi tiêu cho hoạt động mua sắm gần gấp đôi so với những doanh nghiệp có hệ thống tự động.

Tất cả điều này dẫn đến nhu cầu về một hệ thống kỹ thuật số có thể tạo, theo dõi và xử lý các đơn đặt hàng một cách hợp lý. Đây là những gì hệ thống PO thực hiện.

Hệ thống đặt hàng mua hàng là gì?

Hệ thống đơn đặt hàng (PO) là một nền tảng kỹ thuật số được thiết kế để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình mua hàng. Nó cho phép doanh nghiệp tạo, theo dõi và quản lý đơn đặt hàng điện tử.

Bằng cách tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác như kho hàng và tài chính, hệ thống PO đảm bảo tính chính xác, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả.

Ngày nay, cả doanh nghiệp nhỏ và lớn đều ngày càng áp dụng hệ thống PO tự động. Các hệ thống PO này có hiệu quả trong

• tự động hóa mua hàng
• giảm sai sót
• kiểm soát chi phí
• tiết kiệm thời gian
• cải thiện chi tiêu/lập kế hoạch ngân sách
• cải thiện quan hệ nhà cung cấp
• đảm bảo tuân thủ các tài liệu cho kiểm toán

Hệ thống PO hoạt động như thế nào?

Bây giờ chúng tôi biết rằng hệ thống PO hợp lý hóa quy trình đặt hàng.

Hãy xem ví dụ về quy trình làm việc PO thủ công điển hình, sau đó khám phá cách giới thiệu hệ thống PO hợp lý hóa quy trình làm việc.

Quy trình đặt hàng thủ công

1. Yêu cầu mua hàng:

Một nhân viên tại một công ty sản xuất nhỏ xác định nhu cầu về nguyên liệu thô mới. Nhân viên điền vào phiếu yêu cầu mua hàng và nộp cho bộ phận mua hàng.

2. Tạo đơn đặt hàng:

Người quản lý mua hàng xem xét yêu cầu và tạo đơn đặt hàng (PO) theo cách thủ công trong bảng tính hoặc trên giấy, nêu chi tiết các mặt hàng, số lượng và giá cả được yêu cầu.

3. Phê duyệt đơn đặt hàng:

PO được gửi đến bộ phận tài chính để phê duyệt. Điều này có thể liên quan đến việc in tài liệu và nhận chữ ký thực.

4. Gửi đơn đặt hàng:

Sau khi được phê duyệt, PO sẽ được gửi qua e mail hoặc fax cho nhà cung cấp.

5. Giao hàng hóa hoặc dịch vụ:

Nhà cung cấp xử lý đơn hàng và giao hàng đến bộ phận tiếp nhận của công ty.

6. Đối chiếu hóa đơn:

Nhà cung cấp gửi hoá đơn cho công ty. Nhóm tài khoản phải trả khớp hóa đơn với PO và báo cáo nhận hàng để đảm bảo tính nhất quán.

7. Xử lý thanh toán:

Sau khi khớp, nhóm tài khoản phải trả sẽ xử lý thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận.

Đi qua quy trình làm việc ở trên, chúng ta có thể thấy các công việc liên quan đều thủ công, dễ xảy ra lỗi và chậm. Công ty có thể giới thiệu hệ thống PO để giải quyết những thách thức này. Đây là cách hệ thống PO tự động như Nanonets xử lý quy trình làm việc trên.

Quy trình đặt hàng với hệ thống PO

1. Yêu cầu mua hàng:

Một nhân viên sử dụng cổng Nanonets để gửi yêu cầu mua hàng điện tử.

2. Tạo đơn đặt hàng:

Nanonets tự động tạo PO dựa trên chi tiết yêu cầu.

3. Phê duyệt đơn đặt hàng:

PO được định tuyến thông qua quy trình phê duyệt tự động trong Nanonets.

Bạn có thể đặt các quy tắc được xác định trước và kiểm tra có điều kiện để duy trì tính nhất quán trong tất cả các hoạt động mua sắm, giảm thiểu sai sót và ngăn chặn chi tiêu trái phép.

Thông báo phê duyệt được gửi và có thể được xử lý dễ dàng trong các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack và Microsoft Groups.

Những phê duyệt này bao gồm Kêu gọi hành động (CTA) trực tiếp, đơn giản hóa quy trình và tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng.

4. Gửi đơn đặt hàng:

Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi PO đến nhà cung cấp qua e mail tích hợp hoặc cổng thông tin nhà cung cấp (ví dụ: SAP Ariba, Coupa).

5. Giao hàng hóa hoặc dịch vụ:

Nhà cung cấp xử lý đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái giao hàng trong cổng thông tin nhà cung cấp được đồng bộ hóa với Nanonets.

6. Thu thập và đối chiếu dữ liệu hóa đơn:

Nanonets tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, giảm thiểu lỗi và nhập thủ công.

Tính năng khớp ba chiều tự động đảm bảo độ chính xác bằng cách tự động khớp hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng trước khi xử lý thanh toán.

7. Xử lý thanh toán:

Nanonet tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán liền mạch, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán chậm.

8. Tích hợp với phần mềm ERP/Kế toán:

Nanonets tích hợp với nhiều hệ thống ERP và kế toán khác nhau để mang lại trải nghiệm quản lý dữ liệu tài chính và mua sắm thống nhất.

Bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng với hệ thống PO như Nanonets, doanh nghiệp có thể đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch trên nhiều ứng dụng khác nhau, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Hệ thống PO có cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ không?

Các công ty lớn hơn nhất thiết cần thiết lập một hệ thống PO hoàn chỉnh để quản lý quá trình mua sắm. Nhiều thu mua các giao dịch liên quan đến số lượng lớn nhân viên đòi hỏi phải có sự giám sát và theo dõi đầy đủ toàn bộ quá trình.

Các doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động với nguồn lực hạn chế và có thể đặt câu hỏi về sự cần thiết của việc triển khai hệ thống Đơn đặt hàng (PO). Tuy nhiên, có một số lý do thuyết phục tại sao ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi đáng kể từ hệ thống PO:

1. Cải thiện kiểm soát tài chính: Hệ thống PO giúp các doanh nghiệp nhỏ theo dõi chi tiêu của họ, đảm bảo rằng họ nằm trong ngân sách. Bằng cách ghi lại mọi giao dịch mua hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi chi phí và xác định mọi khoản chi tiêu không cần thiết.
2. Quy trình mua hàng hợp lý: Với hệ thống PO được áp dụng, quy trình mua hàng trở nên có cấu trúc và hiệu quả hơn. Nó giúp duy trì một hồ sơ rõ ràng về những gì đã được đặt hàng, khi nào và từ ai. Điều này làm giảm nguy cơ sai sót, chẳng hạn như đơn hàng trùng lặp hoặc số lượng không chính xác.
3. Mối quan hệ nhà cung cấp nâng cao: Sử dụng hệ thống PO có thể cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách cung cấp tài liệu đơn đặt hàng chính thức, rõ ràng. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ các điều khoản và số lượng đã thỏa thuận, giảm nguy cơ tranh chấp.
4. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Hệ thống PO hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho đến, đảm bảo mức tồn kho được duy trì đầy đủ. Điều này ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng, điều này có thể đặc biệt gây bất lợi cho các doanh nghiệp nhỏ có dòng tiền eo hẹp.
5. Đường mòn tuân thủ và kiểm toán: Các doanh nghiệp nhỏ thường phải chịu các yêu cầu kiểm toán và quản lý. Hệ thống PO cung cấp một đường dẫn tài liệu kỹ lưỡng, giúp việc tuân thủ các quy định pháp lý và tài chính trở nên dễ dàng hơn. Sự minh bạch này có thể rất quan trọng trong quá trình kiểm toán, cung cấp bằng chứng rõ ràng về các giao dịch tài chính.
6. Tiết kiệm chi phí: Mặc dù phải đầu tư ban đầu vào việc thiết lập hệ thống PO nhưng khoản tiết kiệm được về lâu dài có thể rất đáng kể. Bằng cách tránh đặt hàng quá mức, đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp và giảm chi phí hành chính, các doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được hiệu quả chi phí đáng kể.
7. Khả năng mở rộng và tăng trưởng: Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, nhu cầu mua hàng của nó trở nên phức tạp hơn. Hệ thống PO có thể mở rộng quy mô kinh doanh, cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết để xử lý khối lượng đặt hàng ngày càng tăng và chuỗi cung ứng phức tạp hơn.

Nhiều hệ thống PO như Nanonet hiện được cung cấp dưới dạng Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS) với mức giá dựa trên đăng ký. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp nhỏ có thể truy cập phần mềm phức tạp mà không cần đầu tư ban đầu lớn. Gói giá linh hoạt cho phép doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những tính năng họ cần.

Tóm lại, mặc dù nỗ lực ban đầu trong việc triển khai hệ thống PO có vẻ khó khăn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng những lợi ích mà nó mang lại về mặt kiểm soát tài chính, hiệu quả và khả năng mở rộng khiến nó trở thành một khoản đầu tư có giá trị.

Việc áp dụng hệ thống PO có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ hợp lý hóa hoạt động, giảm chi phí và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.

Phần kết luận

Hệ thống Đơn đặt hàng (PO) đã trở nên không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại, giải quyết sự thiếu hiệu quả và sai sót trong quá trình xử lý PO thủ công. Hệ thống PO kỹ thuật số hợp lý hóa việc mua sắm, đảm bảo độ chính xác, giảm thời gian chu trình và cắt giảm chi phí.

Hệ thống PO như Nanonets tự động hóa quy trình làm việc từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán, tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Nó cung cấp khả năng kiểm soát tài chính, tuân thủ và mở rộng tốt hơn, rất cần thiết cho sự phát triển kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, hệ thống PO mang lại những lợi ích đáng kể, bao gồm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình. Với các mô hình định giá linh hoạt, tiết kiệm chi phí, hệ thống PO hiện đại có thể truy cập được và có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.