Hướng dẫn toàn diện về đối chiếu thẻ tín dụng

Đối chiếu thẻ tín dụng là gì?

Đối chiếu thẻ tín dụng là quá trình đảm bảo rằng các giao dịch thẻ tín dụng khớp với sổ cái chung nội bộ. Nó liên quan đến việc xác minh các chi phí được hệ thống kế toán của công ty ghi lại phù hợp với báo cáo do tổ chức phát hành thẻ tín dụng cung cấp.

Thẻ tín dụng đã giúp các doanh nghiệp xử lý thanh toán dễ dàng hơn. Chỉ riêng ở Mỹ, số dư thẻ tín dụng vượt quá 1 nghìn tỷ USD trong thời kỳ đại dịch.

Tuy nhiên, việc sử dụng thẻ tín dụng ngày càng tăng đã dẫn đến những cơn ác mộng tài chính đối với các nhóm kế toán vào cuối tháng vì điều này đồng nghĩa với việc các giao dịch cần đối chiếu cũng tăng lên. Với các nguồn dữ liệu khác nhau và việc theo dõi chi phí không phù hợp, nhóm kế toán có thể theo dõi bằng chứng chi phí trên nhiều nguồn dữ liệu, việc này có thể rất tốn thời gian.

Các loại đối chiếu thẻ tín dụng

Nhóm kế toán gặp phải hai loại đối chiếu thẻ tín dụng sau:

Đối chiếu dựa trên tuyên bố:

Điều này liên quan đến chi phí thẻ tín dụng của công ty. Nó liên quan đến việc khớp các chi phí thẻ tín dụng được ghi lại bởi các công cụ kế toán của công ty với bảng sao kê thẻ tín dụng mà tổ chức phát hành tín dụng nhận được. Điều này là cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản phí thẻ tín dụng được phản ánh trong sổ sách tài chính.

Đối chiếu dịch vụ thương mại:

Điều này phù hợp với khía cạnh thu nhập của việc đối chiếu, nơi khách hàng thanh toán cho hoạt động kinh doanh thông qua thẻ tín dụng. Nhóm kế toán phải đối chiếu các giao dịch thẻ tín dụng nhận được với bằng chứng nhận được thông qua nhà cung cấp dịch vụ thương mại hoặc bộ xử lý thanh toán, chẳng hạn như Paypal.

Tại sao việc đối chiếu thẻ tín dụng lại quan trọng?

Thẻ tín dụng của công ty là một lựa chọn phổ biến để quản lý chi phí kinh doanh. Chúng thúc đẩy sự thuận tiện và dễ sử dụng cho nhân viên để xử lý các chi phí liên quan đến công việc.

Các nhóm kế toán cần theo dõi từng khoản chi phí được tính thông qua thẻ tín dụng. Tất cả các mục nhập này cần phải có trong sổ cái chung, cần phải được đối chiếu trên các sao kê ngân hàng, biên lai và thẻ tín dụng để xác minh tính hợp lệ của yêu cầu chi phí.

Khi các chi tiết đơn hàng của sổ cái chung không khớp với bảng sao kê thẻ tín dụng, giao dịch sẽ được chuyển lên cấp trên. người kiểm soát tài chínhngười xác định lý do tại sao xảy ra sự khác biệt ngay từ đầu.

Đối chiếu thẻ tín dụng là điều cần thiết vì nó giúp doanh nghiệp ngăn chặn gian lận, duy trì tính toàn vẹn tài chính, tối ưu hóa chi tiêu và giữ cho sổ sách của công ty thân thiện với việc kiểm toán trong suốt thời gian hoạt động. quy trình đóng tài chínhthường xảy ra vào cuối mỗi tháng.

Làm thế nào để thực hiện đối chiếu thẻ tín dụng?

Đối chiếu thẻ tín dụng liên quan đến việc khớp các bảng sao kê thẻ tín dụng với hồ sơ tài chính nội bộ. Nhưng chúng ta phải giải quyết vấn đề này như thế nào?

Thu thập tất cả các Báo cáo và Biên lai hoặc tài liệu hỗ trợ:

Đầu tiên, chúng tôi phải thu thập tất cả các bảng sao kê thẻ tín dụng và các biên lai liên quan trong khoảng thời gian được chỉ định. Biên lai có chức năng như bằng chứng về chi phí. Bất cứ khi nào thẻ tín dụng của công ty thực hiện thanh toán, một hóa đơn sẽ được cung cấp, hóa đơn này cần được hệ thống quản lý chi phí ghi lại hoặc ghi thủ công vào bảng tính.

Đối chiếu chi phí với các giao dịch:

Bây giờ, quy trình này bao gồm việc xem xét từng giao dịch được liệt kê trong bảng sao kê thẻ tín dụng và so sánh nó với biên lai. Các giao dịch cần phải được xác minh để đảm bảo rằng chúng được ủy quyền và phù hợp với mục đích cũng như số tiền chi phí.

Điều tra sự khác biệt:

Đối chiếu là một phần quan trọng của quy trình đóng tài chính để đảm bảo tính toàn vẹn tài chính của doanh nghiệp. Trong trường hợp có sự khác biệt, nguyên nhân của lộ trình phải được xác định, những người liên quan đến thanh toán phải được thông báo và trong một số trường hợp, cơ quan quản lý ngân hàng phải được thông báo.

Nhận được sự chấp thuận:

Khi tất cả dữ liệu được ghi vào sổ cái chung, hãy tính đến các khoản phí của thẻ tín dụng và kiểm tra chéo xem tất cả các chi phí thẻ tín dụng có khớp hay không. Sau đó, hãy mời những người kiểm soát hoặc người quản lý tài chính được chỉ định đến, những người có thể xem xét và đưa ra phê duyệt cho toàn bộ quá trình.

Các vấn đề liên quan đến việc đối chiếu thẻ tín dụng

Có một số thách thức liên quan đến việc đối chiếu thẻ tín dụng.

Thẻ tín dụng của công ty chia sẻ:

Trong nhiều trường hợp, cùng một thẻ tín dụng được chia sẻ giữa nhiều nhân viên. Điều này gây khó khăn cho những người kết thúc tài chính vì họ phải xác định nhân viên nào đã thực hiện giao dịch mua khi biên lai không xuất hiện đầy đủ và có thể chứng minh là có rủi ro gian lận.

Biên lai bị thiếu:

Vấn đề thiếu biên lai đặt ra vấn đề về nguồn gốc sự thật không thể truy tìm được. Điều này dẫn đến lỗ hổng trong tài liệu và hóa đơn cần được lấp đầy bằng cách khớp với bảng sao kê thẻ tín dụng.

Các vấn đề về đối chiếu tài khoản người bán:

Khi các khoản thanh toán được xử lý thông qua tài khoản người bán, các vấn đề có thể phát sinh khi phí được khấu trừ trên nền tảng, các vấn đề về định dạng khi báo cáo giao dịch và các vấn đề khác cần được tính đến trong quá trình đối chiếu thủ công.

Nhập dữ liệu thủ công:

Con người mắc nhiều lỗi lầm trong khi nhập dữ liệu bằng tay. Các vấn đề như lỗi nhập kép và làm tròn số có thể phát sinh khi đối chiếu thẻ tín dụng. Nhưng điều này cũng ngụ ý rằng khi cần phải đối chiếu một khối lượng lớn giao dịch, khả năng xảy ra lỗi do con người, gửi trùng lặp và thông tin không chính xác có thể là một vấn đề.

Điểm dữ liệu đa dạng:

Một giao dịch thẻ tín dụng có thể tạo ra nhiều điểm dữ liệu cần được khớp—bảng sao kê thẻ tín dụng, biên lai và có thể là hóa đơn trong hệ thống kế toán. Việc theo dõi tất cả các nguồn dữ liệu này và đảm bảo chúng căn chỉnh sẽ dễ xảy ra lỗi, đặc biệt là nếu không có hệ thống lưu trữ tập trung.

Giấy biên nhận:

Nếu không nắm bắt hoặc số hóa các biên lai, hóa đơn thì việc lưu trữ, ghi chép dữ liệu từ biên lai giấy có thể dễ bị sai sót, dễ thất lạc, khiến toàn bộ quy trình khi tiến hành vào cuối tháng sẽ không hiệu quả.

Phần mềm đối chiếu thẻ tín dụng như một giải pháp:

Tự động hóa quy trình đối chiếu thẻ tín dụng có thể giúp nâng cao độ chính xác và hiệu quả cũng như duy trì tính toàn vẹn về mặt tài chính của sổ sách kế toán.

Phần mềm đối chiếu thẻ tín dụng cung cấp nhiều tính năng và lợi ích có thể giúp hạn chế những thách thức được liệt kê ở trên và cho phép nhóm kế toán hỗ trợ việc đóng tài chính bằng tự động hóa.

Tính năng chính của phần mềm đối chiếu thẻ tín dụng:

Nhập dữ liệu tự động:

Phần mềm đối chiếu thẻ tín dụng có thể tích hợp với các ngân hàng, tổ chức tài chính để nhập dữ liệu tự động; điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và mở rộng quy mô với khối lượng giao dịch cao hơn cần được đối chiếu.

Khớp giao dịch tự động:

Logic đối chiếu hoặc logic đối chiếu là chuyên môn dành cho việc đối chiếu thẻ tín dụng. Các thuật toán khớp giao dịch nâng cao có khả năng khớp các giao dịch thẻ tín dụng với các mục tương ứng trong hệ thống kế toán.

Tích hợp với hệ thống kế toán:

Với các nguồn dữ liệu khác nhau tham gia vào các giao dịch B2B, phần mềm đối chiếu thẻ tín dụng có thể thu hẹp khoảng cách, nếu không, nhóm kế toán sẽ phải lo lắng khi cố gắng thu thập hóa đơn do nhà cung cấp chuyển giao, theo dõi giao dịch ngược lại sổ cái phải trả và thu biên lai.

Nanonets giải quyết việc đối chiếu thẻ tín dụng như thế nào:

Nanonets là một nền tảng tự động hóa quy trình tài chính thông minh. Nanonets chuyên trích xuất dữ liệu từ tài liệu, biến dữ liệu phi cấu trúc thành báo cáo dữ liệu có cấu trúc, với độ chính xác lên tới 99% khi thực hiện việc này. Nanonets là nền tảng quan trọng dành cho các nhóm kế toán phải đối mặt với khối lượng giao dịch lớn cần đối chiếu vào cuối tháng.

Ví dụ: giả sử bạn bị tính phí đăng ký phần mềm. Các tài liệu hoặc điểm dữ liệu bạn cần hợp nhất theo thứ tự (thời gian thực) để thực hiện đối chiếu thẻ tín dụng là:

1. Hóa đơn được tạo thông qua nhà cung cấp phần mềm.
2. Nhập hóa đơn vào hệ thống tài khoản phải trả hoặc sổ cái chung của bạn
3. Khi thanh toán đến qua thẻ tín dụng, hãy lấy biên lai để thực hiện khớp.

Quá trình đối chiếu bao gồm việc đối chiếu hóa đơn, khoản thanh toán được thực hiện bằng thẻ tín dụng và biên lai để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều nhất quán và khoản thanh toán được ghi lại chính xác.

Trên Nanonets, bạn có thể tải lên tất cả hóa đơn của mình cùng một lúc; con số này có thể nằm trong khoảng 1000-10.000 tài liệu (không thành vấn đề). Nanonet’ OCR hóa đơn tự động trích xuất tất cả dữ liệu từ hóa đơn thành dữ liệu có cấu trúc trong khoảng thời gian được chỉ định, lưu trữ và chuyển đổi chúng thành dữ liệu dạng bảng, đây là mẫu được xác định trước dễ sử dụng hơn nhiều. Đôi khi hóa đơn có định dạng và ngôn ngữ khác nhau nhưng không thành vấn đề; trên Nanonets, các tổ chức có thể đạt được độ chính xác lên tới 99% bằng cách tự động hóa việc nhập dữ liệu thủ công và tiết kiệm thời gian trong quy trình.

Bây giờ, hãy tải xuống bản sao kê thẻ tín dụng mà tổ chức phát hành thẻ tín dụng đã cung cấp cho bạn trong khoảng thời gian được chỉ định. Sau khi được tải lên Nanonets, quá trình thu thập dữ liệu lại bắt đầu và sử dụng thuật toán so khớp nâng cao Nanonets có thể đảm bảo rằng mỗi mục trong bảng sao kê thẻ tín dụng đều tương ứng với hóa đơn và hồ sơ thanh toán trong hệ thống tài khoản phải trả.

Điều này giúp kế toán viên tiết kiệm được nhiều thời gian và đảm bảo tính chính xác vào cuối tháng khi phải đối mặt với khối lượng giao dịch khổng lồ cần phải đối chiếu.

Giải pháp thời gian thực Nanonets:

Giả sử thay vì đối chiếu các giao dịch thẻ tín dụng của bạn vào cuối tháng; bạn muốn đạt được điều này trong thời gian thực. Đây là cách có thể đạt được quy trình trên Nanonets.

Tích hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn trên Nanonets bằng cách sử dụng tự động hóa quy trình làm việc. Vì vậy, khi nhân viên tính phí vào thẻ tín dụng của bạn, họ sẽ nhận được tự động hóa trên tin nhắn văn bản hoặc nơi làm việc của họ như Slack để đính kèm biên lai chi phí thẻ tín dụng.

Một khi việc này được thực hiện xong, Nhận dạng ký tự quang học của Nanonets có thể trích xuất dữ liệu từ các biên lai này và hợp nhất chúng trong trang tổng quan. Sau đó, Nanonet sẽ lấy dữ liệu từ tổ chức phát hành bảng sao kê thẻ tín dụng (bằng cách tải bảng sao kê thẻ tín dụng lên theo cách thủ công hoặc yêu cầu tích hợp tùy chỉnh trên nền tảng).

Sau khi chuẩn bị xong cả hai cơ sở dữ liệu, Thuật toán khớp lệnh nâng cao của Nanonet có thể thực hiện khớp tự động và kích hoạt quy trình làm việc cũng như cảnh báo bất cứ khi nào có sự khác biệt và những người có liên quan sẽ được gắn cờ để xem xét vấn đề đó.

Phần kết luận

Đối chiếu thẻ tín dụng là một quá trình thiết yếu trong quản lý tài chính, đặc biệt đối với các doanh nghiệp tham gia giao dịch B2B. Nó đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được ghi lại trong hệ thống tài khoản phải trả phù hợp với các khoản thanh toán thực tế được thực hiện qua thẻ tín dụng và các tài liệu tương ứng như hóa đơn và biên lai.

Bằng cách kết hợp giải pháp tự động như Nanonets, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình đối chiếu, giảm bớt nỗ lực thủ công và giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn đảm bảo rằng hồ sơ tài chính là chính xác và cập nhật, cuối cùng hỗ trợ việc ra quyết định và tuân thủ tài chính tốt hơn.