Kế toán trên Salesforce & Tích hợp

Mặc dù Salesforce có thể mạnh mẽ đến mức nào trong việc quản lý quan hệ khách hàng nhưng không có công cụ nào có thể đưa ra mọi giải pháp cho doanh nghiệp. Khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xem xét phần mềm kế toán Salesforce, họ sẽ nhanh chóng nhận thấy rằng nền tảng này gần như không mạnh mẽ trong lĩnh vực đó như đối với đội ngũ bán hàng của họ.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tiến hành thành công kế toán trong Salesforce mặc dù nó không được thiết kế đặc biệt cho những loại nhiệm vụ đó? Tích hợp. Bằng cách tích hợp các giải pháp kế toán phù hợp của bên thứ ba với Salesforce, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể trải nghiệm sức mạnh thực sự của tất cả các công cụ họ sử dụng trong tổ chức của mình.

Kế toán trong Salesforce

Tính năng kế toán trong Salesforce rất hạn chế nhưng nền tảng này có một số tính năng sẵn dùng mà nhóm kế toán và tài chính có thể sử dụng. Do có mối liên kết với hoạt động bán hàng nên những thứ như hóa đơn, đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng có thể được quản lý trực tiếp trong Salesforce, nhưng ngoài ra, công việc kế toán trong Salesforce khá hạn chế. Một số mục chính bị thiếu ở góc độ kế toán là:

• Chức năng AP: Mặc dù Salesforce cung cấp một số tính năng lập hóa đơn nhưng nhóm AP không thể xử lý thanh toán, theo dõi quá trình lão hóa của AP và các báo cáo quan trọng khác cũng như phân tích xu hướng thanh toán của khách hàng theo thời gian.
• Tính năng kiểm tra và tuân thủ: Trong thế giới kế toán, việc đảm bảo tuân thủ GAAP và các tính năng kiểm toán chi tiết là điều không thể thương lượng. Là một công cụ CRM chủ yếu, Salesforce không cung cấp hỗ trợ đó.
• Theo dõi chi phí chi tiết: Quản lý – và thường xuyên cắt giảm – chi phí là trách nhiệm của mọi chuyên gia kế toán trên toàn thế giới. Với Salesforce, việc theo dõi chi phí ở cấp độ giao dịch là không thể.
• Khả năng lập ngân sách: Salesforce không cung cấp các khả năng lập ngân sách mạnh mẽ như tạo ngân sách, phân tích chênh lệch và dự báo, những khả năng này rất quan trọng để duy trì sức khỏe tài chính của doanh nghiệp nói chung.

Có một số mô-đun bổ sung như Thanh toán và Đám mây doanh thu có thể được sử dụng để theo dõi các khoản tiền đến, nhưng bất kỳ kế toán viên nào cũng biết rằng những tính năng đó chỉ hỗ trợ một phần nhỏ công việc mà nhóm kế toán làm việc hàng ngày. Could mắn thay, nhờ sự nổi bật của nền tảng trên toàn thế giới, nhiều giải pháp SaaS kế toán tích hợp liền mạch với Salesforce, tạo ra một môi trường công nghệ toàn diện có thể theo dõi doanh số bán hàng, quản lý chi phí, thanh toán hóa đơn, v.v. – tất cả đều ở cùng một nơi.

Tích hợp phần mềm kế toán với Salesforce

Khi tích hợp với Salesforce, các giải pháp phần mềm kế toán như QuickBooks và FreshBooks sẽ thiết lập sự tích hợp hai chiều. Kiểu tích hợp này có nghĩa là các công cụ có thể giao tiếp với nhau. Ví dụ: khi các thay đổi đối với tài khoản khách hàng được thực hiện trong Salesforce, những thay đổi đó cũng sẽ được phản ánh trong phần mềm kế toán.

Việc tích hợp hai chiều này rất quan trọng vì điều đó có nghĩa là bạn luôn có thể dựa vào tất cả các công cụ kinh doanh của mình để được cập nhật và liên kết với nhau.

Thay vì được yêu cầu thực hiện cập nhật trong cả hai hệ thống, các hệ thống này hoạt động cùng nhau ở chế độ nền để liên kết các lộ trình lập bản đồ, dữ liệu số, v.v.

Riêng biệt, kế toán trong Salesforce chỉ giới hạn ở việc lập hoá đơn, theo dõi thanh toán và ghi nhận doanh thu, nhưng bằng cách tích hợp Salesforce với các ứng dụng chất lượng của bên thứ ba, các tổ chức có thể giải quyết tài khoản phải trả, Những tài khoản có thể nhận được, báo cáo tài chínhvà thậm chí cả phân tích dữ liệu chỉ trong một lần.

Tích hợp phần mềm kế toán hàng đầu cho Salesforce

Có rất nhiều phần mềm kế toán tích hợp với Salesforce, nhưng một số phần mềm tích hợp mạnh hơn những phần mềm khác. Nếu bạn sẵn sàng đầu tư vào việc tích hợp phần mềm kế toán với Salesforce, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu thêm về tích hợp FreshBooks Salesforce và tích hợp Salesforce QuickBooks.

Tích hợp FreshBooks của Salesforce

Là một phần mềm kế toán được xây dựng dành riêng cho những người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, FreshBooks mang đến cho người dùng trải nghiệm mượt mà và dễ dàng đồng thời giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng. Với khả năng lập hóa đơn toàn diện, FreshBooks kết hợp cực kỳ hiệu quả với Salesforce, giúp bạn dễ dàng tạo và quản lý hóa đơn, theo dõi chi phí cũng như giám sát các khoản thanh toán đến và đi.

Với API REST của FreshBooks, việc tích hợp FreshBooks/Salesforce cho phép tự động sử dụng dữ liệu Salesforce cho mục đích kế toán.

Ví dụ: khi bạn đánh dấu một cơ hội là “Đã chốt thành công” trong Salesforce, hồ sơ khách hàng sẽ tự động được tạo trong FreshBooks, hóa đơn được tạo dựa trên hồ sơ và hóa đơn đó sẽ được gửi trực tiếp đến khách hàng.

Đây chỉ là một ví dụ về cách tích hợp Salesforce/FreshBooks giúp việc cộng tác giữa quy trình bán hàng và tài chính trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tích hợp QuickBooks của Salesforce

Bộ phận bán hàng và kế toán đều sẽ được hưởng lợi từ Salesforce/QuickBooks. Nếu đại diện bán hàng cần xem thông tin của khách hàng lịch sử thanh toán hoặc xuất sắc hóa đơn, họ có thể tìm thấy tất cả thông tin đó trong Salesforce mặc dù thông tin đó được lấy từ QuickBooks. Mặt khác, nếu nhân viên kế toán cần xem đơn đặt hàng hoặc hợp đồng khách hàng – thường được ghi lại trong Salesforce – họ có thể tìm thấy thông tin đó trực tiếp trong QuickBooks.

Luồng dữ liệu thống nhất giữa hai hệ thống giúp nhóm của bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về trải nghiệm của khách hàng và tác động đến doanh nghiệp mà không cần phải tìm hiểu về một hệ thống mà họ không quen thuộc.

Điều này giúp quản lý dòng tiền, xây dựng báo cáo tốt hơn và củng cố mối quan hệ khách hàng. Với ít thời gian dành cho việc tìm kiếm dữ liệu trong nhiều hệ thống, cả nhóm bán hàng và nhóm kế toán của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tăng thêm giá trị cho tổ chức theo những cách khác.

Ngoài phần mềm kế toán truyền thống tích hợp với Salesforce, bạn có thể xem xét các phần tích hợp để bổ sung cho Salesforce và khắc phục một số hạn chế của phần mềm này.

Một sự tích hợp như vậy là Nanonets.

Tích hợp Nanonet của Salesforce

Khi ghép đôi với nhau, Nanonet và Salesforce sẽ nâng cao đáng kể chức năng tài khoản phải trả của bất kỳ tổ chức nào bằng cách tự động hóa các quy trình nặng về dữ liệu và hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ. Nanonets sử dụng OCR mang tính cách mạng (Nhận dạng ký tự quang học) để trích xuất và ghi lại chính xác dữ liệu từ các tài liệu quan trọng như hóa đơn, biên lai và thậm chí cả báo cáo ngân hàng. Sau đó, Nanonets lấy dữ liệu mà nó thu thập và cập nhật Salesforce, cắt giảm đáng kể thời gian cần thiết để nhập dữ liệu và giảm số lượng lỗi liên quan đến dữ liệu trong quá trình thực hiện.

Sự tích hợp này không chỉ tự động hóa các nhiệm vụ AP mà còn đảm bảo tính nhất quán trong hệ thống công nghệ của tổ chức bạn. Với Nanonet trong ảnh, chức năng AP của bạn sẽ hoạt động theo cách tối ưu hơn. Việc xử lý và xác thực dữ liệu theo thời gian thực, hiệu quả hoạt động tốt hơn và ít lỗi dữ liệu hơn cần phát hiện sẽ thay đổi cách tổ chức của bạn hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, Nanonets còn hoạt động tốt với các công cụ kinh doanh khác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiểu biết về dữ liệu trong tất cả các chức năng kinh doanh.

Lựa chọn sự tích hợp phù hợp

Khi nói đến kế toán Salesforce, bạn sẽ cần một công cụ bổ sung tích hợp tốt với Salesforce để thực sự quản lý tất cả các ưu tiên kế toán. Chúng tôi đã liệt kê ba tùy chọn ở trên nhưng trên thực tế, có một số công cụ có thể giải quyết nhu cầu kế toán của bạn. Khi chọn giải pháp tích hợp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy nhớ cân nhắc những điều sau:

• Ngân sách
• Quy mô tổ chức
• Mục tiêu tăng trưởng trong tương lai
• Ưu tiên kế toán
• Tính năng quan trọng nhất
• Cơ cấu hỗ trợ khách hàng
• Đánh giá của khách hàng hiện tại

Một số cân nhắc này là các cuộc trò chuyện nội bộ với lãnh đạo bán hàng và kế toán của bạn, nhưng một số cũng sẽ yêu cầu bạn tìm kiếm những quan điểm bên ngoài. Có tổ chức nào trong ngành của bạn có kinh nghiệm sử dụng tích hợp Salesforce/QuickBooks hay họ thích chức năng của Nanonets hơn? Hỏi xung quanh có thể giúp bạn có được thông tin chi tiết thực sự về người dùng, điều này cực kỳ có giá trị khi quyết định tích hợp nào sẽ hỗ trợ tốt nhất hoạt động kế toán trong Salesforce cho doanh nghiệp của bạn.

Tốt hơn khi ở bên nhau

Salesforce có phải là giải pháp SaaS độc lập có thể được sử dụng cho mục đích kế toán không? Không thực sự. Salesforce có mang lại nhiều giá trị cho nhóm kế toán không? Khi được tích hợp với phần mềm kế toán phù hợp thì hoàn toàn có thể. Chúng tôi đang kinh doanh trong một thế giới nơi các công ty chỉ hoạt động tốt dựa trên con người họ có và công cụ họ sử dụng – giờ là lúc đầu tư vào việc tích hợp phần mềm kế toán Salesforce phù hợp để giúp tổ chức của bạn nổi bật

Cho dù bạn đang ưu tiên Tự động hóa điểm truy cập với Nanonets hoặc dựa vào các tính năng tự kinh doanh của FreshBooks, việc kết hợp phần mềm kế toán của bạn với Salesforce thực sự là điều dễ dàng – và trong kinh doanh, không có nhiều thứ là điều dễ dàng