[ad_1]
Công nghệ dữ liệu lớn đã là ơn trời cho vô số doanh nghiệp trong Thế kỷ 21. Oracle báo cáo rằng ROI trung bình của phân tích dữ liệu là 1.301%.
Tuy nhiên, các công ty cần quản lý dữ liệu của mình một cách hiệu quả để hiện thực hóa những khoản cổ tức này. Chúng tôi đã nói về một số cách họ có thể làm điều này trong một bài viết trướcnhưng muốn tìm hiểu sâu hơn về các sắc thái của việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số.
Quản lý dữ liệu dưới dạng doanh nghiệp dựa trên dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp cảm thấy rằng việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số ngày nay tương đương với việc mò kim đáy bể. Với sự gia tăng đột ngột của dữ liệu số trên toàn thế giới, các công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý làn sóng thông tin này.
Sự bùng nổ dữ liệu đột ngột này được gọi là tình trạng quá tải kỹ thuật số và khiến các công ty gặp khó khăn trong việc quản lý, lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả. Chúng tôi đã nói về một số công cụ tuyệt vời trong bài viết nàynhưng muốn tập trung vào một vấn đề cụ thể hơn.
Nếu các công ty không sử dụng một cách thích hợp hệ thống quản lý hồ sơ điện tửthì họ có thể phải đối mặt với những thách thức về tuân thủ quy định, bảo mật dữ liệu và hiệu quả hoạt động.
Bài đăng trên weblog này sẽ xem xét các chiến lược để giải quyết những thách thức nêu trên. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ biết về những lời khuyên thiết thực giúp bạn quản lý dữ liệu điện tử một cách hiệu quả và giữ nó trong tầm kiểm soát của bạn.
Có thể khó tin nhưng dữ liệu đang được tạo ra với tốc độ đáng kinh ngạc mỗi ngày. Một trong những nguồn tạo dữ liệu lớn nhất là các doanh nghiệp trên toàn thế giới sản xuất số lượng lớn hồ sơ kỹ thuật số dưới dạng tài liệu, e mail và các loại thông tin khác.
Mặc dù lượng thông tin kỹ thuật số khổng lồ này giúp các công ty đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhưng nó cũng đặt ra những thách thức đáng kể trong quản lý. Đây chính xác là lúc hệ thống quản lý hồ sơ điện tử can thiệp để xử lý tình trạng quá tải dữ liệu và quản lý nó một cách hiệu quả.
Nguồn: nhân viên thống kê
Theo Statista, lượng dữ liệu đang tăng với tốc độ chưa từng có và được dự đoán sẽ vượt qua 180 zettabyte vào năm 2025. Sự tăng trưởng này cho thấy nhu cầu cấp thiết về hệ thống quản lý hồ sơ điện tử để xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng tăng.
Với ERMS có khả năng, doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ kỹ thuật số của mình hiệu quả hơn nhiều bằng cách lưu trữ, phân loại và truy xuất chúng. Điều này không chỉ làm giảm sự lộn xộn mà còn giúp các công ty tìm thấy các hồ sơ quan trọng một cách dễ dàng.
Một ERMS được lựa chọn tốt có thể giúp việc tổ chức, lưu trữ và truy xuất hồ sơ của bạn dễ dàng hơn nhiều, đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Làm thế nào để chọn đúng ERMS?
Khi chọn ERMS, hãy tìm một ERMS phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn. Xem xét các yếu tố như quy mô doanh nghiệp của bạn, loại hồ sơ bạn xử lý và ngân sách của bạn.
Một ERMS tốt phải có khả năng mở rộng và phải có khả năng xử lý lượng dữ liệu ngày càng tăng.
Các tính năng cần tìm:
- Tự động hóa: ERMS với các tính năng tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động phân loại và lập chỉ mục các bản ghi. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải sắp xếp tài liệu theo cách thủ công, giúp quá trình này nhanh hơn và chính xác hơn.
- Tích hợp đám mây: Lưu trữ hồ sơ của bạn trên đám mây cho phép truy cập dễ dàng từ mọi nơi. Điều này rất cần thiết nếu nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc từ nhiều địa điểm.
- Khả năng tìm kiếm nâng cao: Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các bản ghi cần thiết. Hãy tìm một ERMS cho phép bạn tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như từ khóa, ngày tháng và loại tài liệu.
- Tính năng bảo mật: Chọn một ERMS có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa, kiểm soát quyền truy cập và quy trình kiểm tra, để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định.
Quản lý hồ sơ số của bạn một cách hiệu quả đòi hỏi một số chiến lược chính. Việc triển khai các chiến lược này trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của bạn có thể giúp doanh nghiệp của bạn duy trì hiệu quả và tuân thủ.
#1 Phân loại và tổ chức dữ liệu
Phân loại dữ liệu bao gồm việc sắp xếp hồ sơ của bạn thành các danh mục dựa trên loại, tầm quan trọng hoặc bất kỳ tiêu chí liên quan nào khác. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng thông tin dễ dàng hơn khi cần thiết. Một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử tốt sẽ giúp tự động hóa quá trình này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
#2 Chính sách duy trì
Chính sách lưu giữ là các quy tắc về thời gian bạn lưu giữ các loại hồ sơ khác nhau trước khi vứt bỏ chúng.
Việc có chính sách lưu giữ rõ ràng sẽ giúp quản lý vòng đời dữ liệu của bạn, đảm bảo bạn lưu giữ thông tin cần thiết và xóa an toàn những gì bạn không còn cần nữa.
Điều này giúp quản lý không gian lưu trữ và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định.
Các công cụ tự động hóa rất thành thạo trong việc xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại như phân loại, lập chỉ mục và thậm chí xóa hồ sơ theo chính sách lưu giữ.
Điều này giúp giảm gánh nặng cho nhân viên của bạn và đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quy trình quản lý dữ liệu của bạn.
#4 Phân tích dữ liệu lớn
Bằng cách phân tích các tập dữ liệu lớn, bạn có thể khám phá các mẫu giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Các công cụ dữ liệu lớn được tích hợp vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của bạn có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình và sử dụng dữ liệu đó hiệu quả hơn.
#5 Kiểm tra và đánh giá thường xuyên
Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên các phương pháp quản lý dữ liệu và hồ sơ của bạn sẽ đảm bảo mọi thứ đều được cập nhật và tuân thủ các chính sách.
Điều này giúp phát hiện và khắc phục sớm mọi vấn đề, duy trì tính toàn vẹn và chính xác cho hồ sơ của bạn.
Việc triển khai các chiến lược này trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử sẽ giúp hợp lý hóa quy trình quản lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn và đảm bảo rằng hồ sơ kỹ thuật số của bạn được tổ chức tốt và an toàn.
Tóm lại là
Quản lý hồ sơ số là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử tốt có thể đơn giản hóa nhiệm vụ này.
Bằng cách làm theo những lời khuyên này, công ty của bạn có thể xử lý tình trạng quá tải dữ liệu một cách hiệu quả và duy trì hệ thống quản lý hồ sơ điện tử được tổ chức tốt. Bây giờ là lúc để xem xét các phương pháp quản lý dữ liệu của bạn và thực hiện các chiến lược này để cải thiện việc quản lý hồ sơ số của bạn.
[ad_2]
Source link