[ad_1]
Đơn đặt hàng là tài liệu thiết yếu trong quá trình mua hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Mặc dù vậy, các đơn đặt hàng và quá trình xử lý chúng thường bị sa lầy do sự chậm trễ, sai sót và thiếu hiệu quả thủ công.
Hoàn thiện cácđơn đặt hàngQuá trình này được coi là tốn thời gian và do đó thường không được các doanh nghiệp ưu tiên. Tuy nhiên, việc có một quy trình đặt hàng hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong việc duy trì hiệu quả của AP.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến
- quy trình đặt hàng là gì
- các bước khác nhau liên quan đến việc thực hiện một đơn đặt hàng.
- làm thế nào để tối ưu hóa quá trình đặt hàng.
Quy trình đặt hàng mua hàng là gì?
Đơn đặt hàng là văn bản xác nhận chính thức việc mua hàng hóa, dịch vụ giữa người mua và người bán.
Nó được người mua tạo ra để ủy quyền cho một giao dịch có thể chưa được xác nhận bằng văn bản trước đó.
Vì đây là tài liệu chính thức nên nó có tính ràng buộc về mặt pháp lý đối với cả hai bên.
Đây là giao diện của một đơn đặt hàng thông thường.
Chúng tôi biết rằng việc tạo đơn đặt hàng có nghĩa là bắt đầu mua hàng.
Quy trình đặt hàng là chuỗi các bước doanh nghiệp thực hiện để mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Nó được gọi như vậy bởi vì quy trình này có thể được coi là một tập hợp các nhiệm vụ nhằm tạo, phê duyệt, thực hiện và xử lý cuối cùng tài liệu đơn đặt hàng từ đầu đến cuối.
Những gì cần phải được bao gồm trong Đơn đặt hàng?
Đơn đặt hàng phải bao gồm mọi thông tin liên quan về giao dịch, chẳng hạn như:
- Thông số kỹ thuật và số lượng mặt hàng yêu cầu
- Thông tin liên lạc
- Giá mà hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được mua
- Ngày đặt hàng
- Thời gian và chi tiết giao hàng
- Điều khoản và điều kiện thanh toán
- Số đơn đặt hàng để theo dõi
Các giai đoạn của quá trình đặt hàng mua hàng
Cácquy trình đặt hàngbao gồm một số bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ và xử lý hiệu quả. Dưới đây là các giai đoạn chính. Chúng ta sẽ theo dõi một ví dụ về một doanh nghiệp đang tìm mua ghế văn phòng.
- Tạo đơn đặt hàng: Doanh nghiệp cần 50 ghế văn phòng mới. Người quản lý văn phòng tạo một PO để đặt hàng chúng.
- Yêu cầu báo giá (RFQ): Một RFQ được gửi đến một số nhà cung cấp để biết giá và thời gian giao hàng cho ghế.
- Lựa chọn nhà cung cấp : Sau khi so sánh báo giá, nhà cung cấp phù hợp sẽ được chọn để đưa ra mức giá và điều kiện giao hàng tốt nhất.
- Đàm phán hợp đồng: Doanh nghiệp thương lượng các điều khoản với nhà cung cấp để thống nhất ngày giao hàng.
- Biên nhận hàng hóa/dịch vụ: Khi nhận được ghế, doanh nghiệp sẽ kiểm tra chúng theo PO để đảm bảo đơn hàng là chính xác. Biên nhận hàng hóa được tạo ra nếu chưa có kèm theo đơn đặt hàng.
- Kết hợp 3 chiều: Đối chiếu PO, hóa đơn của nhà cung cấp và biên lai giao hàng để xác nhận mọi thứ đều phù hợp.
- Ủy quyền hóa đơn và thanh toán: Sau khi được xác nhận, doanh nghiệp sẽ ủy quyền thanh toán và bộ phận tài khoản phải trả sẽ xử lý hóa đơn.
- Lưu trữ hồ sơ : Tất cả các tài liệu liên quan đến việc mua hàng được lưu trữ để tham khảo trong tương lai.
- Đóng đơn đặt hàng: Sau khi mọi thứ hoàn tất, PO được đánh dấu là đã đóng trong hệ thống, đánh dấu sự kết thúc của quá trình.
Những khó khăn trong quá trình đặt hàng
Như chúng ta đã thấy ở trên, quá trình đặt hàng rất phức tạp. Dưới đây là những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai –
- Các công việc thủ công lặp đi lặp lại và không hiệu quả.
- gây ra sai sót và chậm trễ.
- chi phí cao liên quan đến công việc thủ công
- những vấn đề này tăng lên rất nhiều khi quy mô kinh doanh
- khó thực hiện các quy trình phê duyệt hiệu quả và kiểm soát chi tiêu.
- phân tích không tồn tại hoặc lỗi thời
- dẫn đến quản lý hiệu suất nhà cung cấp kém
- thiếu khả năng hiển thị chi tiêu
Tự động hóa quy trình đặt hàng
Trải qua các giai đoạn của quy trình trên, chúng ta có thể thấy các công việc liên quan đều thủ công, dễ xảy ra lỗi và chậm.
Một doanh nghiệp có thể giới thiệu phần mềm tự động hóa PO để giải quyết những thách thức này.
Đây là cách hệ thống PO tự động như Nanonets tự động hóa quy trình làm việc trên.
1. Yêu cầu mua hàng:
Một nhân viên sử dụng cổng Nanonets để gửi yêu cầu mua hàng điện tử.
2. Tạo đơn đặt hàng:
Nanonets tự động tạo PO dựa trên chi tiết yêu cầu.
3. Phê duyệt đơn đặt hàng:
PO được định tuyến thông qua quy trình phê duyệt tự động trong Nanonets.
Bạn có thể đặt các quy tắc được xác định trước và kiểm tra có điều kiện để duy trì tính nhất quán trong tất cả các hoạt động mua sắm, giảm thiểu sai sót và ngăn chặn chi tiêu trái phép.
Thông báo phê duyệt được gửi và có thể được xử lý dễ dàng trong các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack và Microsoft Groups.
Những phê duyệt này bao gồm Kêu gọi hành động (CTA) trực tiếp, đơn giản hóa quy trình và tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng.
4. Gửi đơn đặt hàng:
Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi PO đến nhà cung cấp qua e-mail tích hợp hoặc cổng thông tin nhà cung cấp (ví dụ: SAP Ariba, Coupa).
.png)
5. Giao hàng hóa hoặc dịch vụ:
Nhà cung cấp xử lý đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái giao hàng trong cổng thông tin nhà cung cấp được đồng bộ hóa với Nanonets.
6. Thu thập và đối chiếu dữ liệu hóa đơn:
Nanonets tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, giảm thiểu lỗi và nhập thủ công.
Tính năng khớp ba chiều tự động đảm bảo độ chính xác bằng cách tự động khớp hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng trước khi xử lý thanh toán.
7. Xử lý thanh toán:
Nanonet tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán liền mạch, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán chậm.
8. Tích hợp với phần mềm ERP/Kế toán:
Nanonets tích hợp với nhiều hệ thống ERP và kế toán khác nhau để mang lại trải nghiệm quản lý dữ liệu tài chính và mua sắm thống nhất.
Bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng với hệ thống PO như Nanonets, doanh nghiệp có thể đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch trên nhiều ứng dụng khác nhau, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể.
Quy trình đặt hàng mua hàng cho doanh nghiệp nhỏ
Các công ty lớn hơn thường cần một hệ thống đặt hàng (PO) toàn diện để quản lý quy trình mua sắm của họ. Khi nhiều giao dịch mua hàng liên quan đến một số lượng lớn nhân viên, việc giám sát và theo dõi đầy đủ toàn bộ quá trình trở nên quan trọng.
Bây giờ hãy nói về các doanh nghiệp nhỏ. Họ thường hoạt động với nguồn lực hạn chế và có thể tự hỏi liệu việc triển khai hệ thống PO có cần thiết hay không.
Tuy nhiên, có một số lý do thuyết phục tại sao ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi đáng kể từ việc có hệ thống PO tự động.
- Cải thiện kiểm soát tài chính: Bằng cách ghi lại mọi giao dịch mua hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi chi phí của mình và phát hiện mọi khoản chi tiêu không cần thiết.
- Quy trình mua hàng hợp lý: Nó giúp duy trì một bản ghi rõ ràng về những gì đã được đặt hàng, khi nào nó được đặt hàng và nó được đặt hàng từ ai. Điều này giúp giảm nguy cơ sai sót như đặt hàng hai lần cùng một thứ hoặc nhận sai số lượng.
- Tiết kiệm chi phí: Mặc dù việc thiết lập hệ thống PO có thể yêu cầu đầu tư ban đầu nhưng khoản tiết kiệm dài hạn có thể rất đáng kể. Bằng cách tránh các chi phí phát sinh từ các công việc thủ công, ngăn chặn việc đặt hàng quá mức, đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp và giảm chi phí hành chính, các doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được hiệu quả chi phí đáng kể.
- Khả năng mở rộng và tăng trưởng: Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, nhu cầu mua hàng của nó trở nên phức tạp hơn. Could mắn thay, hệ thống PO có thể mở rộng quy mô kinh doanh, cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết để xử lý khối lượng đặt hàng ngày càng tăng và chuỗi cung ứng phức tạp hơn.
Tóm lại, mặc dù ban đầu việc triển khai hệ thống PO có vẻ khó khăn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng những lợi ích mà nó mang lại về mặt kiểm soát tài chính, hiệu quả và khả năng mở rộng khiến hệ thống này trở thành một khoản đầu tư có giá trị. Bằng cách áp dụng hệ thống PO, các doanh nghiệp nhỏ có thể hợp lý hóa hoạt động của mình, giảm chi phí và đặt nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
[ad_2]
Source link