Quy trình mua hàng để thanh toán & cách tối ưu hóa chu trình P2P

Các doanh nghiệp ngày nay mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ cho các mục đích khác nhau.

Quy trình mua hàng và thanh toán bao gồm tất cả các quy trình liên quan đến toàn bộ vòng đời của việc mua hàng hóa và dịch vụ.

Từ yêu cầu ban đầu đến khoản thanh toán cuối cùng, quy trình này có sự tham gia của nhiều bên liên quan với quy trình làm việc phức tạp và đòi hỏi phải kiểm tra và kiểm soát tài chính đáng kể.

Việc có một quy trình mua sắm và thanh toán được xác định rõ ràng cho tất cả các hoạt động mua sắm là rất quan trọng để đạt được hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Tất cả điều này hướng tới việc hướng tới lợi nhuận nhiều hơn cho doanh nghiệp.

Như đã nói, chúng ta hãy xác định quy trình mua sắm để thanh toán, hiểu các bước liên quan đến việc hoàn thành quy trình đó và tìm hiểu cách tối ưu hóa quy trình ngày nay với sự trợ giúp của tự động hóa.

Mua sắm để trả tiền là gì?

Mua sắm để thanh toán (P2P) là quy trình hoàn chỉnh được thực hiện bởi một doanh nghiệp khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm tất cả các bước ngay từ khi đặt hàng hóa/dịch vụ đến thanh toán cho nhà cung cấp.

Một ví dụ về P2P là một doanh nghiệp có nhu cầu mua ghế văn phòng. Đầu tiên, một yêu cầu mua hàng được tạo ra. Sau đó nó được phê duyệt dựa trên các tiêu chí nhất định. Sau đó công ty sẽ chọn nhà cung cấp và đặt hàng. Khi ghế được giao, việc giao hàng sẽ được kiểm tra theo đơn đặt hàng. Sau đó, hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ được nhận, kiểm tra theo đơn đặt hàng, được phê duyệt và thanh toán. Toàn bộ quá trình này, từ việc xác định nhu cầu đến thực hiện thanh toán, đều là quy trình P2P.

Các bước của quy trình Mua hàng để thanh toán

Quá trình mua sắm để trả tiền là một tập hợp con của quá trình lớn hơn nguồn trả tiền quá trình.

Các bước Nguồn-để-Thanh toán (S2P) ban đầu không liên quan đến quy trình mua hàng để thanh toán. Đó là những –

• xác định một nhu cầu mới,
• tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp,
• gửi yêu cầu đề xuất,
• lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất,
• và hoàn thiện hợp đồng với nhà cung cấp.

Các bước trên không phải là một phần của quy trình mua hàng để thanh toán. Thay vào đó, quá trình P2P sẽ bắt đầu sau khi hoàn tất các bước trên.

Bây giờ chúng ta hãy xem qua các bước của quy trình P2P.

Chắc chắn! Hãy tiếp tục với các bước của quy trình mua sắm để thanh toán (P2P), sử dụng ví dụ thực tế để minh họa từng bước.

Bước 1: Xác định nhu cầu

Hãy tưởng tượng công ty sản xuất cỡ trung bình này có tên là XYZ Corp. Họ đang thiếu nguyên liệu thô để sản xuất. Vì vậy, đội ngũ sản xuất xem xét các đơn đặt hàng sắp tới của họ và nhận ra rằng họ cần 500 tấm thép chất lượng cao.

Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, người quản lý sản xuất và nhóm thu mua làm việc cùng nhau để xác định chính xác các thông số kỹ thuật và số lượng cần thiết.

Bước 2: Tạo yêu cầu

Sau khi họ đã tìm ra các thông số cụ thể của các tấm thép, nhóm thu mua sẽ bắt tay vào việc tạo ra một yêu cầu mua hàng chính thức. Yêu cầu trưng dụng này bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng như loại thép, số lượng họ cần, thời điểm họ cần và bất kỳ hướng dẫn xử lý đặc biệt nào.

Họ điền vào mẫu yêu cầu và gửi nó dưới dạng điện tử thông qua hệ thống mua sắm của công ty, đảm bảo rằng họ có tất cả các phê duyệt cần thiết.

Bước 3: Phê duyệt yêu cầu mua hàng

Bây giờ yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến trưởng bộ phận để phê duyệt. Trưởng bộ phận xem xét kỹ yêu cầu, kiểm tra ngân sách và đảm bảo rằng họ thực sự cần những tài liệu đó. Nếu mọi thứ đều ổn, họ sẽ bật đèn xanh và chuyển cho nhóm mua sắm để thực hiện các bước tiếp theo. Nếu có bất kỳ vấn đề hoặc cần thay đổi nào, họ sẽ gửi lại để sửa đổi.

Bước 4: Tạo đơn đặt hàng

Nhóm mua sắm lập PO chi tiết dựa trên yêu cầu trưng dụng đã được phê duyệt. Nó bao gồm những thông tin như tên của nhà cung cấp, cách họ giao hàng và các điều khoản thanh toán.

Bước 5: Phê duyệt đơn đặt hàng

Người quản lý mua sắm xem xét PO mới được tạo để kiểm tra kỹ mọi thứ. Họ muốn đảm bảo tất cả đều chính xác và tuân thủ chính sách của công ty. Sau khi hài lòng, họ sẽ đồng ý và gửi nó cho nhà cung cấp đã chọn. Nhà cung cấp xem xét PO, đồng ý với các điều khoản và xác nhận đơn hàng. Điều này làm cho nó trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.

Bước 6: Nhận hàng

Khi các tấm thép đến kho của XYZ Corp, đội tiếp nhận sẽ kiểm tra cẩn thận việc giao hàng để đảm bảo phù hợp với các thông số kỹ thuật trong PO. Họ kiểm tra những thứ như chất lượng, số lượng và mọi hư hỏng. Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng và mọi thứ đều đạt tiêu chuẩn yêu cầu, họ sẽ ghi lại việc nhận hàng vào hệ thống.

Bước 7: Hiệu suất của nhà cung cấp

Sau khi giao hàng thành công, XYZ Corp dành một chút thời gian để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp. Họ xem xét những thứ như liệu nguyên liệu có được giao đúng thời hạn hay không, chất lượng của nguyên liệu và liệu nhà cung cấp có tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng hay không. Dữ liệu hiệu suất này được đăng nhập vào hệ thống quản lý nhà cung cấp của công ty. Nó giúp họ đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn trong tương lai và duy trì các tiêu chuẩn cao đối với nhà cung cấp của họ.

Bước 8: Phê duyệt hóa đơn

Nhà cung cấp gửi hóa đơn cho các tấm thép đã được giao. Nhóm tài chính thực hiện đối chiếu ba chiều, so sánh hóa đơn với PO và biên nhận hàng hóa. Nếu mọi thứ đều ổn và không có sự khác biệt, họ sẽ phê duyệt hóa đơn để thanh toán. Nhưng nếu họ phát hiện ra bất kỳ sự không phù hợp hoặc vấn đề nào, họ sẽ gửi lại cho nhà cung cấp để giải quyết mọi việc.

Bước 9: Thanh toán cho nhà cung cấp

Cuối cùng, bộ phận tài chính sẽ đảm nhiệm việc xử lý hóa đơn đã được phê duyệt theo các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. XYZ Corp có thời hạn thanh toán ròng là 30 với nhà cung cấp. Điều đó nghĩa là gì? Vâng, điều đó có nghĩa là khoản thanh toán sẽ được thực hiện sau 30 ngày kể từ khi hóa đơn được chấp nhận. Đội ngũ tài chính luôn quan tâm hàng đầu, đảm bảo lên lịch thanh toán và thanh toán các khoản phí của nhà cung cấp một cách chính xác và đúng hạn.

Như chúng ta đã thấy ở trên, quy trình P2P bao gồm bốn bên liên quan chính: bộ phận đưa ra yêu cầu, nhà cung cấp, bộ phận thu mua và tài khoản phải trả (hoặc cơ quan bên ngoài trong trường hợp gia công phần mềm).

Những thách thức trong quá trình P2P

Việc triển khai quy trình mua hàng để trả tiền (P2P) không phải là không có những thách thức.

Như chúng ta đã thấy ở trên, P2P là một cuộc chạy đua tiếp sức – cả việc thực hiện từng nhiệm vụ và tốc độ chuyển đổi sang từng nhiệm vụ tiếp theo đều quyết định hiệu quả của quy trình P2P của doanh nghiệp.

Hãy cùng đi sâu vào một số thách thức phổ biến gặp phải trong quá trình P2P:

1. Quy trình thủ công và lỗi: Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào các quy trình thủ công cho các giai đoạn khác nhau của chu trình P2P, chẳng hạn như xử lý hóa đơn, quy trình phê duyệt và nhập dữ liệu. Sự phụ thuộc vào các tác vụ thủ công này có thể dẫn đến lỗi, sự chậm trễ và sự không nhất quán của con người.
2. Thiếu tầm nhìn và kiểm soát: Nếu không có hệ thống tập trung để quản lý các hoạt động mua sắm, các doanh nghiệp thường phải vật lộn với khả năng hiển thị hạn chế về quy trình P2P. Sự thiếu minh bạch này gây khó khăn cho việc theo dõi chi tiêu và dẫn đến việc mua hàng trái phép bị bỏ qua.
3. Quy trình phê duyệt phức tạp: Quy trình phê duyệt trong quy trình P2P có thể phức tạp và tốn thời gian, đặc biệt là trong các tổ chức lớn hơn. Nhiều cấp phê duyệt, hệ thống phân cấp phê duyệt không rõ ràng và phản hồi chậm trễ có thể làm chậm quá trình mua sắm, ảnh hưởng đến năng suất tổng thể và hiệu quả hoạt động.
4. Các vấn đề về tuân thủ và quy định: Việc tuân thủ các chính sách mua sắm, quy định của ngành và các tiêu chuẩn tuân thủ là điều cần thiết để tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Tuy nhiên, việc quản lý tuân thủ theo cách thủ công có thể gặp nhiều thách thức, dẫn đến các vi phạm tiềm ẩn, bị phạt và thiệt hại về danh tiếng.
5. Quản lý và tích hợp dữ liệu: Quy trình P2P tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ, từ yêu cầu mua hàng đến hóa đơn của nhà cung cấp. Quản lý và tích hợp hiệu quả dữ liệu này trên các hệ thống khác nhau, chẳng hạn như ERP và phần mềm kế toán, là rất quan trọng để báo cáo chính xác và đưa ra quyết định sáng suốt. Quản lý dữ liệu kém có thể dẫn đến tình trạng lưu trữ dữ liệu sai lệch, trùng lặp và sai lệch.

Quy trình P2P lỗi thời có thể làm chậm hoạt động kinh doanh rất nhiều.

Phần tiếp theo sẽ khám phá cách giảm thiểu những thách thức này và tối ưu hóa quy trình P2P thông qua tự động hóa.

Làm cách nào để tối ưu hóa quy trình mua hàng đến thanh toán?

Hiệu suất mua sắm hiệu quả, kiểm soát chi phí và mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp phụ thuộc rất nhiều vào chu trình mua sắm và thanh toán (P2P) hợp lý.

Chúng tôi biết rằng các quy trình thủ công vẫn cản trở các nhóm trong các giai đoạn quan trọng như xử lý hóa đơn, thanh toán, xác minh biên nhận hàng hóa và sử dụng cổng thông tin nhà cung cấp.

Ngay cả trong bối cảnh công nghệ ngày nay, điều đáng ngạc nhiên là 31% tổ chức dựa vào hệ thống thủ công để quản lý các giai đoạn này.

Tin tốt là các quy trình P2P đã phát triển đáng kể trong vài năm qua. Giờ đây, AI, ML và quy trình làm việc tự động có thể được tích hợp để tăng hiệu quả. Những cải tiến này giúp giảm thời gian xử lý, giảm thiểu lỗi và cho phép nhóm của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng thay vì nhập dữ liệu, nhiệm vụ vận hành và đối chiếu thủ công.

Ngày nay, có nhiều phần mềm tự động hóa P2P khác nhau giúp tự động hóa và hợp lý hóa phần lớn quy trình mua sắm và thanh toán.

nếu bạn đang nghĩ đến việc có được giải pháp mua sắm để trả tiền cho tổ chức của mình thì đây là một số giải pháp hàng đầu để bạn xem xét:

• Nanonet
• SAP Ariba
• Nền tảng BSM Coupa
• Jaggaer Một
• Giải pháp mua phần mềm cơ bản để thanh toán

Nhưng hãy tìm hiểu sâu hơn về cách phần mềm tự động hóa P2P như Nanonets tối ưu hóa P2P.

Đây là cách một quy trình P2P điển hình được tự động hóa bằng Nanonets trông như thế nào –

Quy trình làm việc bắt đầu với nhu cầu mua hàng mới.

1. Yêu cầu mua hàng:

Một nhân viên đăng nhập vào cổng Nanonets để gửi yêu cầu mua hàng kỹ thuật số.

2. Tạo đơn đặt hàng:

Nanonets tự động tạo Đơn đặt hàng (PO) dựa trên các chi tiết được cung cấp trong yêu cầu.

3. Phê duyệt đơn đặt hàng:

PO trải qua quá trình phê duyệt tự động trong Nanonets.

Bạn có thể đặt các quy tắc và điều kiện được xác định trước để đảm bảo tính nhất quán trong các hoạt động mua sắm, giảm thiểu sai sót và ngăn chặn các khoản chi tiêu trái phép.

Thông báo phê duyệt được gửi và quản lý dễ dàng thông qua các công cụ giao tiếp phổ biến như Slack và Microsoft Groups, có tính năng Kêu gọi hành động (CTA) trực tiếp để đưa ra quyết định nhanh chóng.

4. Gửi đơn đặt hàng:

Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi PO đến nhà cung cấp thông qua e-mail tích hợp hoặc cổng thông tin nhà cung cấp như SAP Ariba hoặc Coupa.

5. Giao hàng hóa hoặc dịch vụ:

Nhà cung cấp xử lý đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái giao hàng trong cổng thông tin nhà cung cấp, đồng bộ hóa với Nanonets.

6. Thu thập và đối chiếu dữ liệu hóa đơn:

Nanonet tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, giảm thiểu lỗi và nhập thủ công.

Kết hợp ba chiều tự động đảm bảo độ chính xác bằng cách xác minh sự liên kết của hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng trước khi xử lý thanh toán.

7. Xử lý thanh toán:

Nanonets hợp lý hóa quy trình thanh toán, đảm bảo mọi giao dịch được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn.

Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tránh bị phạt thanh toán chậm.

8. Tích hợp với phần mềm ERP/Kế toán:

Nanonets tích hợp hoàn hảo với nhiều hệ thống ERP và kế toán khác nhau, mang lại trải nghiệm thống nhất cho việc mua sắm và quản lý dữ liệu tài chính.

Rõ ràng là việc tự động hóa mua sắm để trả tiền sẽ hợp lý hóa quy trình mua hàng và nâng cao hiệu suất hoạt động kinh doanh của bạn.

Dưới đây là một số lợi ích thường thấy của việc tự động hóa quy trình mua sắm và thanh toán:

• Giảm chi phí: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để giảm chi phí lao động và giảm thiểu sai sót.
• Hiệu quả đạt được: Hợp lý hóa quy trình phê duyệt và xử lý hóa đơn để đẩy nhanh quá trình mua sắm.
• Cải thiện tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các chính sách và tiêu chuẩn mua sắm thông qua việc kiểm tra và cân bằng tự động.
• Quản lý quan hệ nhà cung cấp: Tăng cường liên lạc và phối hợp với các nhà cung cấp thông qua hệ thống tự động.

Suy nghĩ cuối cùng

Điều hành một doanh nghiệp thành công cũng giống như quản lý các điểm dừng cho một đội đua Công thức 1. Bạn phải liên tục tối ưu hóa các quy trình của mình để có thể đạt được hiệu suất tối đa.

Chu kỳ P2P của bạn chắc chắn là một lĩnh vực mà bạn không nên bỏ qua. Mua sắm liền mạch là con đường phía trước. Những người nắm bắt công nghệ P2P sẽ có lợi thế về chi phí phát sinh, trải nghiệm người dùng và tránh gián đoạn kinh doanh.