Tại sao phải đối chiếu sao kê ngân hàng? Giải thích tầm quan trọng và lợi ích

Tại sao việc đối chiếu tài khoản ngân hàng lại quan trọng?

Đối chiếu là một quá trình kế toán quan trọng đảm bảo tính chính xác của quá trình đóng tài chính. Nó đảm bảo rằng số tiền được ghi có hoặc ghi nợ trong tài khoản ngân hàng của bạn khớp với số tiền được chi tiêu hoặc thực hiện.

Đối chiếu sao kê ngân hàng bao gồm việc so sánh hồ sơ tài chính nội bộ hoặc sổ cái của công ty với sao kê ngân hàng nhận được qua ngân hàng. Hòa giải ngân hàng là điều cần thiết vì nó giúp phát hiện sớm gian lận, ngăn ngừa lỗi báo cáo tài chính trong quá trình nhập dữ liệu thủ công và cung cấp bức tranh rõ ràng hơn về tình hình tài chính của công ty.

Những điểm chính:

• Đối chiếu ngân hàng là việc đối chiếu giao dịch giữa hồ sơ của bạn với sao kê ngân hàng.
• Đối chiếu ngân hàng được thực hiện để phát hiện sự khác biệt giữa hai hồ sơ, xác minh số tiền giao dịch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
• Trong trường hợp có sự khác biệt, người kiểm soát tài chính phải tham gia điều tra thêm.
• Việc đối chiếu ngân hàng có thể giúp đảm bảo báo cáo tài chính của công ty chính xác khi được thực hiện thường xuyên.

Định nghĩa đối chiếu ngân hàng

Đối chiếu Ngân hàng là quá trình đối chiếu từng số dư trên sổ sách kế toán với số dư ghi trên bảng sao kê ngân hàng. Trong hầu hết các trường hợp, số dư được báo cáo trên cả hai hồ sơ sẽ hơi khác nhau. Có một số lý do tại sao những điều này sự khác biệt xảy ra (mà chúng ta sẽ thảo luận sau) và việc đối chiếu ngân hàng giúp thực hiện những điều chỉnh cần thiết để các tài khoản được căn chỉnh và có thể đạt được báo cáo tài chính chính xác.

Mục đích của việc đối chiếu ngân hàng là:

1. Xác định các lỗi kế toán như thanh toán trùng lặp, mất séc và các lỗi khác do con người gây ra trong quá trình nhập dữ liệu.
2. Ngăn chặn gian lận bằng cách gắn cờ các giao dịch không được ghi lại và điều tra kịp thời.
3. Xác định lỗi ngân hàng như phí trái phép và giao dịch ghi lại không chính xác.
4. Cung cấp sự minh bạch về dòng tiền (dòng tiền vào và dòng tiền ra) để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tổng thể. Biết tình hình tài chính thực tế của bạn cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Bạn nên đối chiếu các bản sao kê ngân hàng của mình với tần suất như thế nào?

Việc đối chiếu ngân hàng nên được thực hiện thường xuyên, với tần suất tùy thuộc vào khối lượng giao dịch và nhu cầu kinh doanh. Các nhóm kế toán thường nên đối chiếu sao kê ngân hàng của họ ít nhất một lần mỗi tháng vì việc giải quyết các sai lệch và lỗi có thể gây ra vấn đề nếu các điều chỉnh không được thực hiện đúng thời hạn.

• Các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân có khối lượng giao dịch ở mức thấp hơn. Họ có thể hưởng lợi bằng cách đối chiếu sao kê ngân hàng hàng tháng.
• Các doanh nghiệp lớn có khối lượng giao dịch cao, việc đối chiếu sao kê ngân hàng vào cuối tháng có thể dẫn đến những rủi ro, sai sót về mặt con người. Các doanh nghiệp này có thể thực hiện đối chiếu hàng tuần hoặc hàng ngày để theo dõi dòng tiền và giải quyết các vấn đề bất thường một cách chặt chẽ.

Sau khi đối chiếu sao kê ngân hàng, bạn nên thường xuyên kiểm tra số tiền được ghi có và ghi nợ từ tài khoản. Điều này sẽ giúp phát hiện các hoạt động gian lận và đánh dấu các điểm không nhất quán, nếu có.

Bạn đối chiếu sao kê ngân hàng như thế nào?

Trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn quy trình thực hiện đối chiếu ngân hàng, có một số thuật ngữ thiết yếu mà bạn cần lưu ý

Séc chưa thanh toán:

Đây là các khoản thanh toán mà công ty đã gửi đi và ghi lại nhưng vẫn chưa được ngân hàng thanh toán. Tương tự như vậy, các séc mà doanh nghiệp nhận được nhưng vẫn chưa vào tài khoản phải được điều chỉnh cho phù hợp.

Chuyển tiền mặt:

Tiền mặt có thể không phản ánh ngay lập tức vào tài khoản ngân hàng khi tiền được chuyển qua thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản. Chúng ta cũng cần thực hiện các điều chỉnh phù hợp ở đây.

Lãi suất ngân hàng và phí dịch vụ:

Ngân hàng khấu trừ phí cho các dịch vụ được cung cấp (thường là tương đối nhỏ), phải được điều chỉnh cho phù hợp để đối chiếu chính xác. Tương tự như vậy, ngân hàng trả lãi cho các tài khoản ngân hàng, phải được điều chỉnh cho phù hợp.

Đối chiếu ngân hàng liên quan đến việc khớp số tiền trong ngân hàng với số tiền thực tế được phản ánh trong sổ quỹ tiền mặt. Ngày nay, việc đối chiếu chủ yếu được thực hiện tự động thông qua phần mềm để tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu quy trình đối chiếu ngân hàng thủ công một lần:

Bước 1: Thu thập tài liệu

Về phía ngân hàng, bạn cần có bảng sao kê ngân hàng, séc chưa thanh toán, tiền gửi và mọi giao dịch đang chờ xử lý. Về phía công ty, bạn cần có sổ quỹ tiền mặt của công ty, sổ này ghi lại cả các giao dịch đến và đi.

Bước 2: So khớp tiền gửi

Theo phương pháp kế toán kép, khoản ghi nợ trong bảng sao kê ngân hàng được ghi là khoản ghi có trong sổ quỹ tiền mặt và ngược lại. So sánh số tiền gửi trong hai bản báo cáo.

Ghi chú: Số dư ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt thường không khớp nhau do các giao dịch đang chờ xử lý, chẳng hạn như séc chưa thanh toán hoặc tiền gửi đang chuyển. Chúng phải được điều chỉnh như thể hiện trong các bước sau.

Bước 3: Điều chỉnh số dư ngân hàng

Sự khác biệt giữa hai số dư phải được xác định và kiểm tra trên cơ sở giao dịch riêng lẻ. Các báo cáo ngân hàng phải được điều chỉnh bằng cách thêm các khoản tiền gửi đang chờ xử lý (tiền gửi đang chuyển) và trừ các séc đang chờ xử lý (séc chưa thanh toán). Logic ở đây là:

Số dư Ngân hàng + Tiền gửi đang chuyển – Séc chưa thanh toán = Số dư Ngân hàng đã Điều chỉnh

Bước 4: Điều chỉnh sổ quỹ

Số dư sổ quỹ cần điều chỉnh đối với phí dịch vụ ngân hàng, lãi tích lũy và séc bị từ chối (Séc NSF). Logic ở đây là:

Số dư sổ quỹ + Lãi – Phí ngân hàng – Séc bị từ chối = Sổ quỹ tiền mặt đã điều chỉnh

Bước 5: So sánh số dư

Sau khi điều chỉnh, số dư ngân hàng và sổ quỹ phải khớp nhau. Nếu không bằng nhau, có lỗi trong quá trình đối chiếu. Bất kỳ khoản chi phí không hợp lý hoặc thu nhập bị mất nào cũng phải được điều tra và giải trình trong quá trình đối chiếu.

Ý nghĩa của việc không đối chiếu được bảng sao kê ngân hàng của bạn

Có thể phát sinh một số vấn đề nếu sự khác biệt giữa các hồ sơ của bạn không khớp nhau.

Báo cáo tài chính không chính xác:

Nhóm kế toán không thể phản ánh chính xác tình hình tiền mặt của công ty nếu không có sự đối chiếu thường xuyên. Điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định tài chính kém, báo cáo tài chính không chính xác và lỗi trong quá trình nộp thuế.

Quản lý dòng tiền kém:

Những sai lệch chưa được giải quyết có thể gây ra vấn đề trong dòng tiền của công ty. Nếu không có hiểu biết này, nhóm kế toán có thể bỏ qua các khoản thanh toán bị thiếu, hóa đơn chưa thanh toán, v.v.

Nguy cơ gian lận gia tăng:

Giả sử bạn đang cố gắng đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của mình bằng cách kiểm tra các giao dịch trên bảng sao kê thẻ tín dụng với biên lai. Bạn có thể bỏ qua các giao dịch này nếu không có biên lai bằng giấy vì số tiền giao dịch thấp. Tuy nhiên, nếu bạn siêng năng, bạn có thể tranh chấp số lượng với công ty thẻ tín dụng và biết rằng thông tin thẻ tín dụng đã bị tiết lộ và tội phạm đang buộc tội. Trong trường hợp này, bạn có thể phát hiện hành vi gian lận và hủy thẻ tín dụng nhờ hành vi đối chiếu.

Những sai lầm tốn kém:

Việc khai báo quá mức hoặc quá thấp doanh thu, chi phí hoặc tài sản do các tài khoản chưa đối chiếu có thể dẫn đến thu nhập tăng cao, khai thuế không chính xác và bị phạt tài chính.

Tóm lại, việc không đối chiếu sao kê ngân hàng thường xuyên có thể dẫn đến hồ sơ tài chính không chính xác, vấn đề về dòng tiền, tăng nguy cơ gian lận, tổn hại đến uy tín và lỗi kế toán tốn kém. Thực hiện đối chiếu kịp thời là biện pháp kiểm soát nội bộ thiết yếu để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính của bạn.

Tận dụng Nanonet để đối chiếu sao kê ngân hàng

Việc thường xuyên đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của bạn có thể là một thách thức nhưng lại rất quan trọng đối với các nhóm kế toán trên toàn thế giới. Hoạt động đối chiếu bảng sao kê ngân hàng mang tính thủ công cao và không có quy mô tốt khi khối lượng giao dịch và tần suất đối chiếu tăng lên.

Để giải quyết vấn đề này, Nanonet đã phát triển một giải pháp phần mềm đối chiếu tự động giúp đối chiếu đầy đủ và chính xác, đồng thời mở rộng quy mô theo khối lượng giao dịch ngày càng tăng.

Để tìm hiểu thêm về giải pháp của chúng tôi, bạn có thể kiểm tra sản phẩm của chúng tôi tại Hòa giải tự động Nanonets hoặc lên lịch cuộc gọi với chuyên gia hòa giải của chúng tôi ngay hôm nay.

Tích hợp Nanonets

Đối chiếu báo cáo tài chính trong vài phút

Thử miễn phí