Tự động hóa lực lượng bán hàng để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Salesforce là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hàng đầu hỗ trợ các doanh nghiệp kết nối với khách hàng theo những cách sáng tạo. Theo truyền thống, việc quản lý dữ liệu và tương tác của khách hàng bao gồm nhiều tác vụ thủ công, chẳng hạn như nhập dữ liệu, tạo báo cáo và theo dõi khách hàng tiềm năng. Những nhiệm vụ này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi của con người, có thể dẫn đến kém hiệu quả và bỏ lỡ cơ hội.

Tự động hóa trong Salesforce giải quyết những thách thức này bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm các biện pháp can thiệp thủ công và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn đảm bảo độ chính xác và năng suất cao hơn, cho phép doanh nghiệp tập trung vào tăng trưởng chiến lược và sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích của Tự động hóa trong Salesforce

Giống như hầu hết các sản phẩm mới ngày nay quy trình kế toán và ghi sổ tự động, tự động hóa là một lợi ích cho Salesforce. Mặc dù các lợi ích chung có xu hướng giống nhau trên hầu hết các nền tảng, nhưng vị trí độc nhất của Salesforce đặc biệt có xu hướng được hưởng lợi từ trí tuệ nhân tạo và khả năng thích ứng với máy học:

Tăng năng suất

Tự động hóa trong Salesforce tăng đáng kể năng suất bằng cách giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Quy trình làm việc tự động xử lý các hoạt động thường ngày như nhập dữ liệu, e mail theo dõi và phân công nhiệm vụ, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược và giá trị gia tăng hơn. Điều này không chỉ tăng tốc hoạt động mà còn nâng cao hiệu quả chung của nhóm.

Cải thiện độ chính xác của dữ liệu

Việc nhập dữ liệu thủ công dễ xảy ra lỗi, có thể dẫn đến báo cáo không chính xác và đưa ra quyết định kém. Tự động hóa giảm thiểu những rủi ro này bằng cách đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập và xử lý một cách nhất quán và chính xác. Hệ thống tự động xác thực và kiểm tra chéo thông tin, giảm khả năng xảy ra lỗi và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.

Trải nghiệm khách hàng nâng cao

Tự động hóa cho phép trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa và phản hồi nhanh hơn. Bằng cách tự động hóa việc theo dõi, nhắc nhở và liên lạc được cá nhân hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo tương tác kịp thời và phù hợp với khách hàng. Sự đáp ứng này tạo dựng niềm tin và sự hài lòng, dẫn đến mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn và tăng lòng trung thành.

Thông tin chi tiết về dữ liệu tốt hơn

Với tính năng tự động hóa, Salesforce có thể tạo ra thông tin chi tiết và phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Thu thập và xử lý dữ liệu tự động cho phép báo cáo toàn diện và cập nhật hơn. Những hiểu biết sâu sắc này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, xác định xu hướng và dự đoán hành vi trong tương lai, cuối cùng dẫn đến lập kế hoạch chiến lược tốt hơn và kết quả kinh doanh tốt hơn.

Cách tự động hóa trong Salesforce

Quy tắc quy trình làm việc và trình tạo quy trình

Quy tắc quy trình làm việc và Trình tạo quy trình là những công cụ thiết yếu trong Salesforce để tự động hóa các tác vụ thường ngày. Quy tắc quy trình làm việc cho phép bạn xác định tiêu chí và hành động để tự động hóa các quy trình như gửi thông báo qua e mail, cập nhật trường và tạo tác vụ. Ví dụ: bạn có thể đặt quy tắc gửi e mail đến người quản lý bán hàng khi giao dịch kết thúc.

Course of Builder cung cấp nhiều khả năng nâng cao hơn với giao diện thân thiện với người dùng, cho phép bạn tạo các quy trình công việc phức tạp với nhiều tiêu chí và hành động. Để bắt đầu:

1. Điều hướng đến Thiết lập > Trình tạo quy trình.
2. Nhấp vào “Mới” và nhập tên và mô tả.
3. Xác định đối tượng và chỉ định khi nào quá trình bắt đầu.
4. Thêm tiêu chí và hành động, chẳng hạn như cập nhật bản ghi hoặc gửi thông báo.

Luồng lực lượng bán hàng

Salesforce Stream cung cấp một cách mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp bằng giao diện trực quan. Các luồng có thể hướng dẫn người dùng qua màn hình để nhập dữ liệu, tự động hóa các tác vụ dựa trên điều kiện và cập nhật hoặc tạo bản ghi. Để tạo một luồng:

1. Đi tới Thiết lập > Quy trình.
2. Nhấp vào “Quy trình mới” và chọn loại quy trình (ví dụ: Luồng màn hình để tương tác với người dùng).
3. Sử dụng giao diện kéo và thả để thêm các thành phần như màn hình, quyết định và hành động.
4. Kết nối các phần tử để xác định logic quy trình.

Ví dụ: một quy trình có thể tự động hóa quy trình giới thiệu cho nhân viên mới bằng cách thu thập thông tin cần thiết, gửi e mail chào mừng và phân công nhiệm vụ.

Tận dụng các ứng dụng của bên thứ ba

Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba với Salesforce có thể mở rộng khả năng tự động hóa của mình. Các công cụ như Nanonet có thể được tích hợp cho các nhiệm vụ chuyên biệt như nhận dạng ký tự quang học (OCR) và xử lý dữ liệu nâng cao. Để tích hợp ứng dụng của bên thứ ba:

1. Truy cập Salesforce AppExchange và tìm kiếm ứng dụng mong muốn.
2. Nhấp vào “Nhận ngay” và làm theo hướng dẫn cài đặt.
3. Định cấu hình cài đặt tích hợp trong Salesforce.

Bằng cách tận dụng ứng dụng bên thứ babạn có thể tự động hóa các quy trình làm việc độc đáo mà các công cụ gốc của Salesforce có thể không đáp ứng được, nâng cao hơn nữa hiệu quả và độ chính xác.

Hạn chế

Mặc dù Salesforce cung cấp các công cụ tự động hóa mạnh mẽ nhưng vẫn có những hạn chế cần xem xét. Quy tắc quy trình công việc và Trình tạo quy trình có thể trở nên phức tạp và khó quản lý với nhiều quy trình. Ngoài ra, Salesforce Stream, mặc dù mạnh mẽ nhưng đòi hỏi sự hiểu biết vững chắc về logic quy trình và có thể tốn thời gian để thiết lập. Việc tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba cũng có thể yêu cầu nỗ lực thiết lập và bảo trì bổ sung, đồng thời có thể có những hạn chế dựa trên khả năng API và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống.

Nghiên cứu điển hình: Tự động xử lý hóa đơn bằng Nanonet

Nanonets tích hợp liền mạch với Salesforce để tăng cường tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn. Việc tích hợp này cho phép thu thập, trích xuất và xử lý dữ liệu hóa đơn bằng thuật toán AI và máy học tiên tiến. Quá trình bắt đầu bằng việc tải hóa đơn lên Nanonets, nơi dữ liệu được trích xuất và xác thực. Sau đó, dữ liệu đã xác thực sẽ tự động được đồng bộ hóa với Salesforce, cập nhật các hồ sơ liên quan và kích hoạt các hành động tiếp theo như phê duyệt và thanh toán.

Trình diễn quy trình tự động hóa

Trong trường hợp điển hình của Augeo, việc tận dụng Nanonet để tự động hóa các khoản phải trả đã mang lại hiệu quả rõ rệt. Augeo nhận thấy thời gian xử lý giảm đáng kể, độ chính xác của dữ liệu được nâng cao và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Việc tích hợp cho phép Augeo xử lý khối lượng hóa đơn cao hơn với ít tài nguyên hơn, thể hiện sức mạnh biến đổi của việc kết hợp Nanonets với Salesforce. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo nghiên cứu trường hợp đầy đủ về Nanonetsnhưng ở cấp độ cao, quy trình làm việc tích hợp Nanonets của Augeo bao gồm:

1. Chụp hóa đơn: Hóa đơn được tải lên Nanonets.
2. Khai thác dữ liệu: Thuật toán AI trích xuất các trường dữ liệu liên quan.
3. Thẩm định: Dữ liệu được xác thực theo đơn đặt hàng.
4. Đồng bộ hóa với Salesforce: Dữ liệu đã xác thực được đồng bộ hóa với Salesforce, cập nhật hồ sơ và bắt đầu quy trình phê duyệt.

Quy trình tự động này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm sai sót và đẩy nhanh chu trình xử lý hóa đơn.

Lợi ích được định lượng

Việc tích hợp Nanonet của Augeo với Salesforce đã mang lại những lợi ích đáng kể:

• Giảm thời gian xử lý: Tự động hóa giảm 80% thời gian xử lý hóa đơn.
• Cải thiện độ chính xác: Trích xuất dữ liệu dựa trên AI giúp giảm 90% lỗi.
• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa giúp tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách giảm lao động thủ công và các chi phí liên quan.

Phần kết luận

Tự động hóa trong Salesforce là công cụ thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp, hợp lý hóa các quy trình, nâng cao độ chính xác và nâng cao hiệu quả tổng thể. Bằng cách tự động hóa các tác vụ thường ngày như nhập dữ liệu và xử lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tập trung vào tăng trưởng chiến lược. Các công cụ như Quy tắc quy trình làm việc, Trình tạo quy trình, Dòng chảy Salesforce và các ứng dụng của bên thứ ba như Nanonets cung cấp khả năng tự động hóa mạnh mẽ. Việc khám phá và triển khai các giải pháp tự động hóa này trong Salesforce giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, thúc đẩy năng suất và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn trong bối cảnh cạnh tranh.