Ví dụ và hướng dẫn đối chiếu bảng cân đối kế toán

Đối chiếu bảng cân đối kế toán là gì?

Bảng cân đối kế toán là gì?

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể. Đối chiếu bảng cân đối kế toán là một quy trình tài chính quan trọng giúp điều chỉnh báo cáo tài chính với các tài liệu bên ngoài như báo cáo ngân hàng, hóa đơn và các tài liệu chung. các mục sổ cái.

Đối chiếu bảng cân đối kế toán là gì?

Việc đối chiếu bảng cân đối kế toán giải quyết mọi khác biệt trong báo cáo tài chính với tài liệu bên ngoài để các công ty tuân thủ các chuẩn mực kế toán và phản ánh tình hình tài chính thực tế của họ.

Bằng cách thực hiện đối chiếu bảng cân đối kế toán thường xuyên, nhóm tài chính có thể giải quyết hoạt động gian lận, phát hiện sai sót và giải quyết những khác biệt kịp thời. Báo cáo tài chính chính xác và kịp thời rất quan trọng trong việc duy trì niềm tin với các bên liên quan và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Những thách thức của bảng cân đối kế toán tài chính

Quá trình đối chiếu trong quá trình đóng tài chính có thể là thách thức đối với nhóm tài chính do nguồn dữ liệu bị ngắt kết nối, thiếu tự động hóa và khối lượng giao dịch quá lớn. Khi gặp phải các vấn đề như dữ liệu phức tạp, nhóm tài chính có thể mắc phải lỗi do con người và sự không nhất quán do việc nhập dữ liệu thủ công sẽ làm tăng sai sót, lỗi chuyển vị và thiếu giao dịch. Điều này có thể dẫn đến tổn thất tài chính tiềm ẩn và báo cáo không chính xác. Người ta ước tính rằng việc đối chiếu thủ công có thể dẫn đến kinh doanh thêm 5-7 ngày làm việc sửa lỗi và ghi sổ, các vấn đề có thể được giải quyết thông qua phần mềm đối chiếu tự động như Nanonets.

Quy trình đối chiếu thủ công phức tạp hơn khi các giao dịch trên bảng cân đối kế toán yêu cầu đối chiếu trên nhiều sổ cái chung, ERP, hóa đơn và tài khoản ngân hàng. Những việc này liên quan đến một lượng lớn công việc cần được quản lý trên bảng tính. Tuy nhiên, có những danh sách kiểm tra cụ thể mà bạn có thể làm theo để thực hiện đối chiếu thủ công trên bảng cân đối kế toán của mình.

Đội ngũ tài chính cũng có thể theo dõi mẫu cụ thể được thiết kế để đối chiếu bảng cân đối kế toán của họ một cách thủ công. Những điều này liên quan đến việc đánh dấu kiểm, khả năng điều chỉnh số dư và ghi lại mọi phát hiện trong quá trình đối chiếu bảng cân đối kế toán.

Cách đối chiếu các tài khoản trên bảng cân đối kế toán

Trong quá trình đối chiếu bảng cân đối kế toán, có một số bước mà chúng tôi cần đảm bảo từ phía bạn để đối chiếu thành công các mục nhập của bạn:

1. Xác định các tài khoản cần đối chiếu:
   Đầu tiên chúng ta cần xác định những tài khoản nào cần đối chiếu. Đây có thể là các tài khoản trong bảng cân đối kế toán như tiền mặt, tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, thẻ tín dụng, v.v.
2. Thu thập tài liệu hỗ trợ:
   Thu thập các tài liệu cần thiết như báo cáo ngân hàng, sổ cái phụ, hóa đơn của nhà cung cấp, lịch thanh toán và các hồ sơ tài chính khác.
3. So sánh số dư:
   So sánh số dư trong bảng cân đối kế toán với tài liệu tài chính hỗ trợ. Điều này có nghĩa là khớp từng dòng số tiền, ghi lại ngày giờ chính xác của các giao dịch.
4. Phân loại phương sai:
   Lưu ý bất kỳ sự khác biệt nào giữa số tiền trong bảng cân đối kế toán và tài liệu hỗ trợ. Những khác biệt này là những phương sai cần được nghiên cứu thêm. Có thể có 3 loại phương sai chính:
   1. Sự khác biệt về thời gian:
      Điều này xảy ra khi các giao dịch được ghi nhận vào các kỳ khác nhau trong bảng cân đối kế toán và các tài liệu hỗ trợ. Ví dụ: khoản tiền gửi ngân hàng được ghi trong sổ sách của công ty vào cuối tháng có thể không xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng cho đến tháng tiếp theo.
   2. Lỗi:
      Chúng có thể bao gồm lỗi nhập dữ liệu, số lượng không chính xác hoặc phân loại sai.
   3. Giao dịch không được ghi lại:
      Các giao dịch đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận vào bảng cân đối kế toán.
5. Giải quyết các vấn đề:
   Khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của sự khác biệt, hãy thực hiện các bước cần thiết để giải quyết nó. Điều này có thể liên quan đến việc điều chỉnh sổ cái chung, các mục nhật ký hoặc các hồ sơ kế toán khác.
6. Phát hiện tài liệu:
   Ghi lại những phát hiện của bạn và bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với sổ cái chung hoặc các mục nhật ký. Điều này giúp kiểm soát viên, kiểm toán viên và các chuyên gia khác theo dõi mọi thay đổi và đẩy nhanh quá trình đối chiếu trong tương lai bằng cách xác định và ghi lại các vấn đề tái diễn

Ví dụ về đối chiếu tài khoản trong bảng cân đối kế toán

Chúng tôi đã thêm một ví dụ về việc đối chiếu có thể trông như thế nào đối với việc đối chiếu giữa bảng sao kê ngân hàng của công ty và tài liệu nội bộ hoặc sổ sách công ty:

Tháng kết thúc vào ngày 31 tháng 5 năm 2024

Điểm bắt đầu của báo cáo đối chiếu là số dư tiền mặt theo sao kê ngân hàng trong kỳ (ở đây là ngày 31/5/2024) – đây là số tiền ngân hàng báo cáo vào cuối kỳ. Số tiền mà chúng tôi lưu ý ở đây là 20.000 USD.

Ghi nhận số dư theo sổ sách công ty bạn ghi nhận vào cuối kỳ. Đối chiếu thành công có nghĩa là sổ sách của công ty bạn và bảng sao kê ngân hàng báo cáo số tiền giống nhau. Chúng tôi lưu ý điều này là 21.500 USD kể từ ngày 31/5/2024.

Các khoản tiền gửi trong hồ sơ quá cảnh đã được đánh dấu là công ty đã nhận nhưng chưa được ghi vào ngân hàng. Vì các khoản tiền gửi này thường được thực hiện vào gần cuối kỳ nên chúng thường được phản ánh trong kỳ tiếp theo. Số dư ngân hàng được điều chỉnh ở đây trở thành 23.000 USD.

Séc chưa thanh toán là các khoản tiền do công ty bạn phát hành nhưng chưa được ngân hàng khấu trừ. Vì ngân hàng chưa ghi nhận nên chúng ta phải trừ đi những khoản này. 23.000 USD – 1.500 USD = 21.500 USD.

Bất kỳ khoản lãi nào mà công ty của bạn kiếm được trong ngân hàng sẽ không được ghi vào sổ sách của bạn. Chúng tôi sẽ cần thêm tiền lãi vào số dư theo sổ sách. 22.000 USD.

Ngân hàng tính phí dịch vụ hàng tháng để duy trì tài khoản, khoản phí này có thể chưa được công ty ghi nhận. Phí dịch vụ cần được khấu trừ khỏi số dư trên sổ sách. Vì vậy số dư tiền mặt được điều chỉnh cuối cùng là 21.500 USDnghĩa là hòa giải thành công!

Những thách thức với việc đối chiếu bảng cân đối kế toán thủ công

Các nhóm tài chính phải đối mặt với rất nhiều thách thức khi họ chọn cách đối chiếu bảng cân đối kế toán của mình theo cách thủ công. Những điều này dẫn đến sự thiếu chính xác và cản trở tính hiệu quả của quá trình đối chiếu quá mức và báo cáo tài chính kém. Cụ thể đây là những vấn đề bạn có thể gặp phải:

1. Lỗi của con người:
   Việc đối chiếu thủ công dễ xảy ra lỗi do khối lượng dữ liệu lớn, hạn chế về thời gian và những lỗi vô ý.
2. Các vấn đề về khả năng mở rộng:
   Khi tổ chức của bạn phát triển, khối lượng và độ phức tạp liên quan đến việc giải quyết thủ công sẽ tăng lên nhanh chóng. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề tiềm ẩn lớn hơn.
3. Sự tiêu thụ thời gian:
   Việc đối chiếu thủ công bao gồm việc biên soạn, xác thực và xử lý dữ liệu trên các bảng tính, điều này có thể làm trì hoãn việc đối chiếu ngay lập tức và kịp thời.
4. Nguồn dữ liệu bị ngắt kết nối:
   Khi phải đối mặt với nhiều nguồn dữ liệu như ERP, báo cáo ngân hàng, hóa đơn của nhà cung cấp và các mục sổ cái phụ, việc hợp nhất tất cả dữ liệu tại một nơi cũng có thể là trở ngại lớn.
5. Tài liệu không đầy đủ:
   Nếu quá trình đối chiếu thiếu các giải thích toàn diện và được ghi chép đầy đủ, kiểm toán viên có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt những điểm phức tạp của quy trình, từ đó có thể gây nghi ngờ về tính chính xác của các số liệu được báo cáo.
6. Sự tiêu thụ thời gian:
   Việc đối chiếu thủ công đòi hỏi phải dành nhiều thời gian để biên soạn, xác thực và xử lý dữ liệu thông qua bảng tính, điều này có thể làm trì hoãn các nhiệm vụ trước mắt và cản trở việc lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai
7. Bảng tính giữa các bên liên quan:
   Mặc dù nhóm tài chính của bạn có thể sử dụng các thuật sĩ bảng tính cấp cao nhất nhưng chúng dễ bị lỗi và có thể dẫn đến dữ liệu tài chính không chính xác. Theo một nghiên cứu của IBM, 88% tất cả các bảng tính đều có ít nhất một lỗi.

Đối chiếu bảng cân đối kế toán tự động với Nanonet

Phần mềm đối chiếu tự động như Nanonets có thể giúp giải quyết liền mạch vấn đề đối chiếu tài khoản liên quan đến bảng cân đối kế toán. Nanonets mang lại nhiều lợi ích cho việc đối chiếu bảng cân đối kế toán, giúp quy trình trở nên hiệu quả, chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là một số lợi thế chính:

Tăng hiệu quả và tốc độ

Nanonet có thể xử lý khối lượng lớn giao dịch một cách nhanh chóng, giảm đáng kể thời gian dành cho việc đối chiếu thủ công từng mục giao dịch riêng lẻ.

Các tổ chức đã báo cáo rằng việc nhập dữ liệu AI có thể tự động hóa tới 95% các tác vụ dữ liệu lặp đi lặp lại. Điều này giải phóng thời gian của nhân viên cho công việc có giá trị cao hơn.

Vì vậy, ngay cả khi hồ sơ giao dịch của bạn không được nhập vào bảng tính, bạn vẫn có thể tải chúng trực tiếp lên Nanonets để trích xuất và hợp nhất dữ liệu.

Quy trình làm việc hợp lý

Vì Nanonets là nền tảng tự động hóa quy trình làm việc nên các tác vụ lặp đi lặp lại sẽ được tự động hóa và các công cụ kế toán được tích hợp chặt chẽ trong nền tảng Nanonets. Điều này giải quyết các vấn đề về nguồn dữ liệu bị ngắt kết nối và các tác vụ thủ công lãng phí thời gian.

Bằng cách tự động hóa quy trình đối chiếu từ đầu đến cuối, phần mềm đối chiếu tự động như Nanonets cải thiện độ chính xác, giảm sai sót và cung cấp những hiểu biết có giá trị về tình hình tài chính của công ty

Khớp giao dịch tự động

Nanonet’ Xử lý tài liệu thông minh được đào tạo về 1 triệu+ tài liệu để tận dụng việc khớp các mục giao dịch một cách tự động. Điều này có nghĩa là những giao dịch đó được xác định là khớp nhất dựa trên tên cột, ngày, số tiền, v.v., đảm bảo độ chính xác 95%. Khi các thuật toán này không thành công, Nanonets sẽ cố gắng tạo sự khớp bằng cách sử dụng khả năng kết hợp mờ như một sự cố an toàn.

Tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát

Giải quyết vấn đề theo dõi giữa nhiều bảng tính, nền tảng của Nanonets cung cấp báo cáo tổng hợp về tất cả các báo cáo đối chiếu tài khoản của bạn ở một nơi. Điều này có nghĩa là một báo cáo tóm tắt nhiều tài liệu tài chính như ERP, báo cáo ngân hàng, hóa đơn của nhà cung cấp và các mục sổ cái phụ.

Tóm lại, phần mềm đối chiếu tự động như Nanonets nâng cao hiệu quả, độ chính xác và hiệu quả tổng thể của quy trình đối chiếu bảng cân đối kế toán, mang lại những lợi thế đáng kể so với các phương pháp thủ công.

Câu hỏi thường gặp